Wer in die Selbstständigkeit startet, der sollte nicht nur an die eigene Unabhängigkeit und viele Freiheiten denken, sondern sich auch mit den Pflichten eines Unternehmers beschäftigen. Hierzu gehört auf jeden Fall eine gute Buchhaltung. Nach deutscher Rechtsprechung besteht die Pflicht zur Erfassung aller Geschäftsvorfälle. Gleichzeitig dient eine Buchhaltung dazu, dass mithilfe der daraus gewonnenen statistischen Erhebungen wichtige Unternehmensentscheidungen getroffen werden. Von daher ist eine Buchhaltung für jeden Unternehmer unvermeidlich. Von den meisten wird dies zunächst als lediges Übel empfunden. Jeder denkt hierbei an aufwändige Rechnungen, an Zeit und Nerven.
Der Ablauf der traditionellen Buchhaltung
In großen Konzernen beschäftigen sich ganze Abteilungen mit der Buchhaltung. Bei Startups und Selbstständigen besteht die Möglichkeit, die Buchhaltung selbst oder mithilfe eines Buchhalters erledigen zu können. Wer seine Geschäfte selbst regeln möchte, der benötigt für die eigene Buchhaltung viel Zeit. Bei einem Buchhalter kommen zusätzliche Kosten auf einen zu.
Viele nutzen für die Belege noch einen Akten- oder Pendelordner. Viele Rechnungen werden heute aber digital übermittelt. Diese werden umständlich ausgedruckt und in den Ordner geheftet. Zum Quartalsende erfolgt dann die Erfassung in einem Buchhaltungsprogramm. Viele Unternehmer entscheiden sich daher von Anfang an für eine digitale Buchhaltung, die durchaus Zeit und Geld sparen kann.
Die moderne Buchhaltung
Durch Digitalisierung und Automatisierung lassen sich viele Vorgänge optimieren. Dadurch wird die Buchhaltung enorm vereinfacht. Auf dem Markt werden diesbezüglich zahlreiche Buchhaltungsprogramme angeboten, mit denen Sie sogar Personalkosten einsparen können. Der Buchhalter wird quasi durch eine Software ersetzt.
Dennoch müssen Sie zunächst in eine solche Software investieren. Auch die Einarbeitungszeit in ein solches System darf nicht unterschätzt werden. Wer sich mehr Freiheit in seinem Unternehmen wünscht und diese Aufgaben abgeben möchte, der kommt um einen Mitarbeiter nicht herum, der sich alleine auf diese Buchhaltungsaufgaben kümmert. Somit fallen wieder Personalkosten an.
Andererseits werden durch eine digitale Buchhaltung Materialkosten eingespart. Die Belege müssen nicht unbedingt ausgedruckt werden. Vorteilhaft ist zudem, dass Sie nicht bis zum Quartalsende warten müssen, um die Umsätze und Ausgaben zu erfahren. Sie erhalten tagesaktuell Ihre gewünschten Auswertungen. Abhängig vom System wird auch die Rechnungsstellung vereinfacht, da gute Buchhaltungsprogramme diese Vorgänge automatisieren können.
Eine Buchhaltungssoftware sollte Ihnen letztlich keine unnötige Arbeit bereiten und die Vorgänge vereinfachen. Ein Beispiel stellt die digitale Buchhaltungslösung lexoffice dar, die wir hier kurz vorstellen möchten.
Was ist lexoffice?
Speziell für Selbstständige, Freiberufler, Freelancer und Startups wurde die digitale Buchhaltungssoftware lexoffice entwickelt. Die Software stammt vom bekannten Anbieter lexware und ist schon lange erfolgreich auf dem Markt vertreten. Interessant ist, dass Sie mit lexoffice nicht nur sämtliche Geschäftsvorfälle auf einfache Weise erfassen können und für eine rechtskonforme Buchhaltung sorgen, sondern dass Ihnen bei Bedarf hier auch Experten zur Seite stehen, welche Ihnen bei der quartalsweisen Überprüfung weiterhelfen und Sie beraten können.
Im Grunde handelt es sich hierbei um eine Kombination aus einer modernen, digitalen Buchhaltungssoftware und einer externen Beratung durch einen Buchhalter. Hierauf haben sich einige Kanzleien spezialisiert und bieten sowohl die Software als auch deren Betreuung an. Die dortigen Experten können anhand der Buchungsfälle das größtmögliche Optimierungspotential herausfiltern und Ihnen auf diese Weise aufzeigen, wie Sie noch mehr einsparen und überflüssige Steuern vermeiden können.
Sie lagern hier die Überprüfung der Buchhaltung auf einen externen Partner aus. Damit verbleibt Ihnen wieder mehr Zeit für das wirklich wichtige Kerngeschäft und eine noch bessere Kundenberatung. Die Eingabe der Geschäftsvorfälle kann von Ihnen selbst oder von einem beauftragten Mitarbeiter erfolgen. Die Erfassung der umsatzsteuerpflichtigen Geschäftsvorfälle wird dabei sachlich und richtig von der Software erfasst. Der kooperierende lexoffice Steuerberater übernimmt quartalsweise eine Überprüfung und weist Sie rechtzeitig auf mögliche Mängel hin. Ebenso lassen sich im Vorfeld mögliche Probleme und drohende Verluste noch schneller herausfinden.
Zu diesem Zweck werden Ihnen üblicherweise von den beauftragten Kanzleien nicht nur die Software lexoffice angeboten, sondern auch verschiedene Support-Pakete. Mit dieser Software lassen sich digital die Belege und Rechnungen erfassen. Es werden die wichtigen Kontakte von Kunden und Lieferanten gepflegt. Anlagegüter lassen sich abschreiben. Ebenso wird die Umsatzsteuer-Voranmeldung berücksichtigt. Sie können diese Software nicht nur innerhalb des Büros nutzen, sondern auch mobil von Ihrem Smartphone oder Tablet. Abhängig von der gewünschten Paketvariante können auch gleich die Einnahme-Überschussrechnungen und die betrieblichen Steuerklärungen erstellt werden.
Für wen eignet sich eine digitale Buchhaltung?
Unabhängig vom verwendeten Programm eignet sich eine digitale Buchhaltungssoftware mit und ohne Expertenberatung für alle Selbstständige und Kleinunternehmer. Aber auch diejenigen, die sich gerade selbstständig gemacht haben oder mit Ihrem Unternehmen durchstarten, sollten von Beginn an diese digitale Lösung bevorzugen. Moderne Buchhaltungssoftware vermeidet eine überflüssige Papierflut und unübersichtliche Aktenordner, in denen Sie es schwer haben, die richtigen Unterlagen schnell wieder zu finden.
Mit einer solchen Lösung haben Sie die wichtigsten Geschäftszahlen jederzeit im Blick und können noch schneller reagieren. Je nach Softwarelösung stehen Ihnen noch viele weitere nützliche Optionen zur Auswahl. Sie können automatisch Mahnschreiben versenden, wenn es beim Kunden oder Lieferanten zu unbezahlten Rechnungen kommen sollte. Das Online-Banking wird vollständig in das System eingebunden, sodass die Zahlungsvorgänge auch gleich in der Buchhaltung auftauchen. Es gibt vereinfachte Steuerberaterzugänge, sodass die gespeicherten Daten problemlos für die Erstellung der notwendigen Steuererklärungen genutzt werden können.
Letztlich muss eine Buchhaltung nicht mehr kompliziert sein. Sie müssen sich nur für ein Buchhaltungssystem entscheiden.
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