Was im Privaten die Freundschaft erhält, stärkt im Geschäftlichen die Kundenbindung – das kleine Geschenk zu einem besonderen Anlass oder einfach zwischendurch. Zum Teil lassen sich Kundengeschenke sogar steuerlich als Betriebsausgaben geltend machen. Damit es im Nachhinein nicht zu Problemen mit dem Finanzamt kommt, sind jedoch einige Regeln zu beachten.
Wann sind Kundengeschenke absetzbar?
Grundsätzlich gilt, dass Unternehmer und Solo-Selbstständige Aufwendungen für Kundengeschenke nicht als Betriebsausgabe vom Gewinn abziehen dürfen. Ausnahme:
- die jährliche Freigrenze von 35 Euro pro Person wird nicht überschritten,
- das Präsent ist betrieblich veranlasst und
- es ist keine Gegenleistung damit verbunden.
Die Freigrenze ist nicht zu verwechseln mit einem Freibetrag. Kostet das Präsent mehr als 35 Euro, sind die gesamten Ausgaben nicht abzugsfähig.
Ist der Schenkende vorsteuerabzugsberechtigt, bezieht sich die Wertgrenze auf den Nettowert des Geschenks. Kommt hingegen die Kleinunternehmerregelung zum Tragen, ist der Bruttowert des Präsents ausschlaggebend.
Einfacher wird es, wenn das Geschenk für den Kunden ausschließlich beruflichen Nutzen hat, beispielsweise Spezialwerkzeug für einen Handwerker. In diesem Fall spielt die Freigrenze keine Rolle und der Schenkende kann sowohl vom Betriebsausgaben- als auch vom Vorsteuerabzug profitieren.
Was ist bei der Übernahme der Besteuerung durch den Schenkenden zu beachten?
Handelt es sich bei dem Beschenkten um einen Unternehmer, muss er den Wert des Präsents (Marktwert) in aller Regel als Betriebseinnahme erfassen. Dadurch wird es automatisch mit versteuert und könnte somit den gewünschten Effekt verlieren. Ob und in welchem Umfang der Schenkende die Ausgaben als Betriebsausgaben abziehen kann, ist dabei nicht von Bedeutung.
Vermeiden lässt sich die steuerliche Erfassung beim Beschenkten, wenn der Schenker die Steuer im Vorfeld übernimmt. Hierzu muss er eine pauschale Abgabe von 30 Prozent, bemessen am Wert des Geschenks einschließlich Umsatzsteuer, entrichten. Hinzu kommen der Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer. Damit sind sämtliche Folgen für den Empfänger abgegolten.
Bezüglich der Übernahme der Pauschalsteuer muss der Schenker den Beschenkten unterrichten. Eine besondere Form ist hierfür nicht vorgesehen. Auch eine Wertangabe ist nicht erforderlich.
Die Pauschalsteuer ist als Betriebsausgabe verbuchbar, sofern der Geschenkwert die Freigrenze von 35 Euro nicht überschreitet. Ist er höher, lässt sich weder das eine noch das andere steuerlich geltend machen. Zudem entfällt die Berechtigung zum Vorsteuerabzug.
Hinweis: Der Bundesfinanzhof (BHF) hat in seinem Urteil vom 30.03.2017 (IV R 13/14) entschieden, dass die pauschale Steuer gleichfalls als Geschenk anzusehen und somit in den Gesamtwert des Präsents einzurechnen ist. Die Finanzverwaltung folgt diesem Urteil jedoch aus Vereinfachungsgründen nicht. Für die Freigrenze zählt allein der Geschenkwert. Die Steuer bleibt unberücksichtigt.
Für das Finanzamt uninteressant sind Geschenke mit einem Wert von unter 10 Euro. Diese gelten als sogenannte „Streuwerbeartikel“ und sind weder vom Beschenkten noch vom Schenkenden zu versteuern.
Wie müssen Kundengeschenke verbucht werden?
Geschenke an Kunden sind von den anderen Betriebsausgaben getrennt auf gesonderten „Geschenke-Konten“ zu verbuchen. Es empfiehlt sich, die Aufwendungen für Präsente zeitnah und einzeln zu verbuchen. Bereits kleine Aufzeichnungsmängel können dazu führen, dass das Finanzamt die Kosten als nicht abzugsfähig einstuft. Auch bei Fehlbuchungen ist der Fiskus äußerst pingelig und verwehrt in den meisten Fällen den Betriebskostenabzug. Was für Solo-Selbstständige bei der Steuer zwingend zu beachten ist, kann in dem aufschlussreichen Artikel von lexware.de nachgelesen werden.
Es ist ratsam, den Namen des beschenkten Kunden direkt bei der Verbuchung anzugeben oder wenigstens Unterlagen beizufügen, aus denen der Empfänger des Präsents eindeutig ersichtlich ist.
Bei gleichartigen Geschenken an mehrere Kunden sind Sammelbuchungen möglich, wenn die Buchungsbelege die Namen aller Beschenkten enthalten. Lässt die Art der Präsente darauf schließen, dass die 35-Euro-Grenze je Empfänger nicht überschritten wird, ist die Sammelbuchung ebenfalls erlaubt. Das gilt beispielsweise bei Werbeartikeln wie Kugelschreibern, Taschenkalendern und Ähnlichem. In diesem Fall müssen auch die Namen der Beschenkten nicht dokumentiert werden.
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