Vorbei sind die Zeiten, in denen man sich den gewünschten Handelsregisterauszug entweder per Fax oder per Post zusenden lassen musste. Viel einfacher und schneller ist es, den Auszug online zu bestellen und per E-Mail zu erhalten. Nach wie vor ist es aber auch möglich, ein Handelsregister zur jeweiligen Öffnungszeit aufzusuchen und vor Ort Einsicht zu nehmen. Wird ein Handelsregisterauszug oder ein Gesellschaftervertrag benötigt, ist in jedem Fall eine Bearbeitungsgebühr zu entrichten.
Was ist und was macht das Handelsregister?
Das Handelsregister fungiert als ein öffentliches Verzeichnis, das Informationen über die in der jeweiligen Region ansässigen Firmen auflistet. Hierzulande ist das Handelsregister Sache der Amtsgerichte. Welches Amtsgericht zuständig ist, richtet sich nach der Adresse des Unternehmens. Die Registereintragungen dürfen Rechtspfleger oder Richter vornehmen. Seit dem Jahre 2007 wird das Handelsregister für ganz Deutschland elektronisch geführt. Hierdurch ist es möglich, umgehend die geforderten Informationen über eine Firma zu erhalten.
Vier Funktionen übt das Handelsregister aus:
- Publikationsfunktion: Die Veröffentlichung der eintragungsfähigen Fakten ist sowohl für den eingetragenen Kaufmann als auch für seine Geschäftspartner von Vorteil.
- Publizitätsfunktion: Durch die Bekanntgabe der im Handelsregisterauszug aufgeführten Gegebenheiten genügt ein Kaufmann seiner gesetzlich vorgeschriebenen Informationspflicht.
- Beweisfunktion: Der Handelsregisterauszug dient dem jeweiligen Kaufmann als Beweis im rechtlichen Sinne.
- Kontrollfunktion: Die Einträge im Handelsregister ermöglichen dem Staat die Unternehmen zu kontrollieren.
Verschiedene Auszugsarten
Am häufigsten werden aktuelle Handelsregisterauszüge online angefordert oder vor Ort eingesehen. Jeder aktuelle Handelsregisterauszug beinhaltet insbesondere Namen, Sitz und Gegenstand des Unternehmens sowie Informationen zur Stammkapitalhöhe und zur Rechtsform. Aufgeführt sind zudem die Handelsregisternummer und das zuständige Amtsgericht. Abhängig von der Rechtsform werden nicht nur der Geschäftsführer, sondern auch Gesellschafter und vertretungsberechtigte Personen namentlich genannt.
Ein chronologischer Handelsregisterauszug entspricht einer tabellarischen Darstellung aller das Unternehmen betreffenden Eintragungen. Allerdings berücksichtigt ein chronologischer Handelsregisterauszug ausschließlich die Daten seit 2007 (Umstellung auf das elektronische Verfahren).
Wer sich für die gesamte Entwicklung einer Firma interessiert, entscheidet sich für den historischen Handelsregisterauszug: Der historische Handelsregisterauszug berücksichtigt zusätzlich zu den Einträgen in der Zeit der elektronischen Registerführung Einträge, die zuvor in Papierform erfolgten. Verfügbar sind diesem Fall digitale Abschriften.
Ist ausschließlich die finanzielle Lage eines Unternehmens von Interesse, kann der Jahresabschluss beziehungsweise die Bilanz dieses Betriebes eingesehen werden. Wenn es um Gesellschaftskapital, Kapitalanteile und um die Unternehmenseigentümer geht, reicht es aus, die Liste der Gesellschafter zu studieren. Der Gesellschaftsvertrag gibt Auskunft darüber, wer welche Pflichten und Befugnisse innerhalb eines Unternehmens hat.
Gründe für die Einsichtnahme eines Auszuges
Jeder – gleichgültig, ob Unternehmer oder Privatperson – hat mit dem Handelsregister die Chance, Informationen über einen künftigen Geschäftspartner einzuholen. Gerade dann, wenn größere Geldbeträge den Besitzer wechseln sollen, empfiehlt es sich, möglichst viel über die andere Seite in Erfahrung zu bringen. Einerseits ist es sinnvoll, einen aktuellen Handelsregisterauszug anzufordern oder direkt einzusehen, um vor Vertragsabschluss den Ist-Zustand des Unternehmens einschätzen zu können. Andererseits können Kaufleute einen Handelsregisterauszug für ihre eigene Firma verwenden, um potentielle Vertragspartner im Vorwege zu informieren. Vor allem kann eine derartige Eigenauskunft für die Beantragung eines Kontos oder eines Kredits notwendig sein.
Das eigene Unternehmen eintragen lassen
Jeder Gewerbetreibende sollte beizeiten klären, ob er zum Eintrag in das Handelsregister verpflichtet ist. Das Handelsgesetzbuch (HGB) formuliert keine eindeutigen Kriterien, was gegeben sein muss, damit ein Kaufmann sein Gewerbe eintragen lassen muss. Im Allgemeinen ist aber die Faustregel anwendbar, dass nur die GbR und Einzelunternehmer nicht zum Eintrag verpflichtet ist. Sämtliche übrigen Unternehmensformen wie KG, AG und GmbH müssen sich eintragen lassen.
Grundsätzlich sich GbR und Einzelunternehmer freiwillig in das Handelsregister eintragen lassen. Für einen solchen freiwilligen Eintrag sprechen folgende Punkte:
- bessere Wahrnehmung in der Öffentlichkeit
- vertrauenserweckender Effekt
- Wahl eines Fantasienamens für eingetragene Firmen möglich
Diesen Vorteilen stehen folgende Nachteile gegenüber:
- doppelte Buchführung erforderlich
- kostenpflichtige Eintragung
- Vorgaben des HGB verpflichtend
Änderung oder Löschung des Handelsregistereintrags
Jedes Mal, wenn es Änderungen gibt, die das eingetragene Unternehmen betreffen, ist der Gang zum Notar erforderlich. Der aufgesuchte Notar nimmt die jeweilige Änderung auf und sorgt für die Veröffentlichung im elektronischen Bundesanzeiger. Durch diese Verfahrensweise ist diese Änderung auch im Handelsregister verfügbar. Eine Änderung kann sich beispielsweise auf die Umfirmierung oder den Umzug des Unternehmens beziehen.
Jeder Kaufmann, der einen Eintrag im Handelsregister hat, ist gehalten, diese fortlaufend auf aktuellem Stand zu halten. Ist die Löschung des Eintrags nötig, muss der Gewerbetreibende ebenfalls zeitnah einen Notar konsultieren, der die Löschung vornimmt und übermittelt. Gründe für eine Löschung können unter anderem die Aufgabe des Betriebes oder die Umwandlung in ein nicht-kaufmännisches Unternehmen sein.
Fazit
Das Handelsregister gibt jedem Bürger die Möglichkeit, sich über ein bestimmtes Unternehmen zu informieren. Der jeweilige Handelsregisterauszug berücksichtigt sämtliche Punkte, die ausschlaggebend sein können, ob man mit der betreffenden Firma Geschäfte machen möchte oder nicht. Kaufleute können zudem den Handelsregisterauszug für ihre potentiellen Geschäftspartner anfordern, um ehrlich und vertrauenserweckend zu erscheinen.
Da auch das Handelsregister mit der Zeit geht, hat jede Privatperson und jeder Unternehmer mittlerweile die Chance, den gesuchten Handelsregisterauszug jederzeit ganz einfach online zu bestellen. In kürzester Zeit erhält der Nachfragende eine E-Mail mit dem Handelsregisterauszug zum Sofort-Download.
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