Das, was das Girokonto für Privatpersonen ist, ist das Geschäftskonto für Unternehmer: Es handelt sich um ein Kontokorrentkonto, das der laufenden Verbuchung von Ein- und Auszahlungen dient. Abhängig vom Anbieter und von der Bonität des Kunden ist es möglich, einen Kontokorrentkredit zu beantragen, der dem Verfügungsrahmen zugutekommt. Wichtige Eigenschaften eines Geschäftskontos sind:
- Unterkonten mit Berechtigungszuweisungen
- Lastschriftverfahren, um Zahlungsprozesse zu automatisieren
- Verfügbarkeit verschiedener Währungen
- sichere Kartenzahlungen – auch kontaktlos
- Finanzierungsangebote für Kredite mit guten Konditionen
- Buchhaltungslösungen, um Buchhaltungssoftware und Geschäftskonto zu verknüpfen
Wer muss ein Geschäftskonto vorweisen?
Während Selbständige und Freiberufler ein Geschäftskonto führen können, sind Unternehmen hierzu verpflichtet. In erster Linie geht es darum, geschäftliche und private Einnahmen und Ausgaben klar voneinander zu trennen. Eine eindeutige Abgrenzung fordert das Finanzamt und ist Voraussetzung für die korrekte betriebswirtschaftliche Auswertung.
Laut Gesetz sind insbesondere folgende Firmen- und Gesellschaftsformen gehalten, ein Geschäftskonto zu führen:
- GmbH
- GmbH & Co. KG
- AG
- KGaA
- UG
- eG
Andere Gesellschaftsformen wie beispielsweise die GbR und die OHG müssen nicht zwingend ein Geschäftskonto vorweisen. Sinnvoll ist die Einrichtung eines Geschäftskontos aber auch für diese Gesellschaften, um bei der Steuererklärung oder im Rahmen einer Betriebsprüfung alle gefragten Buchungen nachweisen zu können.
Die Wahl des passenden Kontos
Wer als Unternehmer in den Genuss eines guten Preis-Leistungs-Verhältnisses kommen möchte, sollte überprüfen, welche Bankleistungen er benötigt. Ein wichtiges Kriterium für oder gegen ein bestimmtes Geschäftskonto sind die Kosten in Form von Kontoführungsgebühren und Transaktionskosten. Im Fall weniger Transaktionen kommt durchaus ein Anbieter in Betracht, der pro Buchung einen festen Betrag verlangt. Je größer die Firma ist und umso mehr Buchungen zu verzeichnen sind, umso eher lohnt sich ein Geschäftskonto, das mit einer bestimmten Grundgebühr für sämtliche Buchungen einhergeht. Unternehmer, die nach wie vor Wert auf persönlichen Kontakt zu den Mitarbeitern des kontoführenden Instituts legen, können sich für eine Bank mit einer Filiale vor Ort entscheiden. Die Verknüpfung von Konto und Buchhaltungssoftware ist ein interessantes Extra, das die Buchhaltung wesentlich erleichtert und beschleunigt.
Geschäftskonto und Buchhaltung ermöglichen Ordnung und Kontrolle
Jeder, der nicht erst lange nach einer bestimmten Buchung oder einem Beleg suchen möchte, ist mit einer sorgfältigen Buchhaltung gut beraten. Wenn diese zusätzlich noch mit dem Geschäftskonto verbunden ist, laufen die meisten Zuordnungen bereits automatisch ab. Das heißt, die von der Bank zur Verfügung gestellten Buchhaltungsfunktionen machen die bisherigen Eingaben von Hand entbehrlich. Die Synchronisierung der Umsätze geht fortlaufend vonstatten, sodass die Buchhaltung stets auf dem Stand ist, auf dem das zugehörige Konto ist. Unternehmer, die diese zusätzliche Leistung in Anspruch nehmen möchten, können ausschließlich zwischen Kreditinstituten wählen, die eine Buchhaltungslösung für das gewählte Buchhaltungsprogramm anbieten. Je bekannter eine Buchhaltungssoftware ist, umso bessere Chancen hat man, einen Anbieter zu finden, der die Verknüpfung von Buchhaltung und Geschäftskonto möglich macht.
Verschiedene Aufgabenbereiche voneinander getrennt behandeln
Die Verwaltung der Finanzen gelingt umso besser, je übersichtlicher die Aufteilung in Aufgabenbereiche ist. Enorm arbeitserleichternd und der Übersicht dienlich sind Unterkonten für diese Bereiche. Die gewünschten Unterkonten gehören zu einem Hauptkonto. Besonders zu empfehlen ist die Einrichtung von Unterkonten für Spesen und spezielle Projekte oder Projektgruppen. Die Vorteile zweckgebundener Unterkonten sind vor allem die Überschaubarkeit und Kontrolle der Buchungen.
Der Inhaber des Hauptkontos legt fest, welche Mitarbeiter der GbR (oder einer anderen Gesellschaft) welche Berechtigungen für das jeweilige Unterkonto haben. Gleiches gilt für den Steuerberater: Der Kontoinhaber legt das Maß an Zugriffsberechtigungen fest. Jeder zu einem Projekt oder einem Team gehörende Mitarbeiter kann über eine eigene Debitkarte für das entsprechende Unterkonto verfügen. Ausschließlich mit der Zugangsberechtigung zum Hauptkonto ist es möglich, die PIN und das Kartenlimit zu verändern. Sobald eine Karte eines Unterkontos eingesetzt wird, wird der Kunde benachrichtigt.
Die Eröffnung eines Geschäftskontos
Viele gehen davon aus, dass eine GbR Geschäftskonto Eröffnung erheblich komplizierter und zeitaufwendiger ist als die Eröffnung eines privaten Girokontos. In jedem Fall zeitsparend ist die Kontoeröffnung via Internet bei einer Direktbank. Nach der Online-Registrierung ist die Video-Identifikation notwendig, die einen gültigen Personalausweis und ein Smartphone oder einen PC mit Kamera voraussetzt. Abgesehen von Personalausweis (oder Reisepass) sind üblicherweise folgende Unterlagen online, per Post oder persönlich einzureichen:
- Gewerbe- oder Kammeranmeldung
- Einkunftsnachweise in Form von Kontoauszügen
- Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-ID
- aktueller Handelsregisterauszug
Ein Unternehmen, das über einen Kontokorrentkredit verfügen möchten, muss üblicherweise zusätzlich zu diesen Unterlagen noch den letzten Einkommenssteuerbescheid und den aktuellen Bescheid über die Vorsteuervorauszahlung einreichen.
Fazit: Wahl des passenden Geschäftskontos leichtgemacht
Ein Geschäftskonto sollte möglichst gut zu den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens passen. Das heißt, ausschlaggebend für die Wahl des Geschäftskontos sollten sämtliche mit dem Zahlungsverkehr zusammenhängenden Gegebenheiten sein. Ein Beispiel hierfür wäre die Möglichkeit, Bargeldeinnahmen problemlos und ohne zusätzliche Kosten einzahlen zu können. Abgesehen von den möglichst maßgeschneiderten Funktionen des Geschäftskontos spielt insbesondere der Sicherheitsaspekt eine überragende Rolle. Gleichgültig, ob es sich bei dem Kreditinstitut um eine reine Direktbank oder um eine Bank mit Filialbetrieb handelt, müssen höchste Sicherheitsstandards eingehalten werden. Einerseits betrifft das Höchstmaß an Sicherheit das Geld, andererseits ist der Datenschutz gemeint. Mithin sollte die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht die Bank kontrollieren. Zudem sollten mindestens die gesetzliche Einlagensicherung und die Datenschutz-Grundverordnung Anwendung finden.
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