Viele Unternehmen haben in den letzten Jahren ihre IT-Ausstattung auf den neuesten Stand gebracht. Neben aktueller Hardware bedarf es aber auch innovativer Softwarelösungen. Darüber hinaus setzen viele Unternehmer auf mobile Endgeräte, sodass auf die Firmendaten von den Berechtigten überall und immer zugegriffen werden kann. Nicht zuletzt die Corona-Pandemie hat dazu geführt, dass viele Beschäftigte im Home-Office von daheim arbeiten mussten. Für ein solches Unterfangen bieten sich moderne Cloud-Lösungen förmlich an. Für Start-ups und langjährige Unternehmer stellt sich jedoch die Frage, auf welche Cloud-Speicher man vertrauen kann.
Die Vorteile eines Cloud-Servers
Bei einem Cloud-Server handelt es sich um einen eigenen Online-Server, der genügend Speicherplatz zur Verfügung stellt, sodass dort alle relevanten Unternehmensdaten gespeichert werden können. Die firmeneigenen Server und Speicher werden dadurch entlastet. Zudem haben die berechtigten Beschäftigten zu jeder Zeit die Möglichkeit, auch von unterwegs auf diese Daten zuzugreifen. Selbst ein teambasiertes Arbeiten wird auf diese Weise unterstützt. In Bezug auf die Sicherheit muss man sich als Unternehmer bei zuverlässigen Anbietern keine Gedanken mehr machen. Hierin unterscheiden sich die professionellen Cloud-Lösungen gravierend von den privat genutzten Cloud-Speichern. Natürlich sind auch diese mittlerweile gut gegen äußere Angriffe geschützt, jedoch bieten Cloud-Speicher für Unternehmen noch zahlreiche weitere Features. Zu den Highlights eines Cloud-Servers gehören zum Beispiel:
- eine meist einfache Handhabung
- ein ausreichender Schutz gegen Datenverlust durch regelmäßige Backups im Hintergrund
- ein überaus schneller Informationsfluss
- ein flexibler Datenzugriff von verschiedenen Standorten
- die Nutzung verschiedener Endgeräte
- ein zum Unternehmen angepasster und veränderbarer Speicherplatz
Darüber hinaus bieten professionelle Cloud-Server eine hohe Datenverschlüsselung, ausgefeilte Zugangskontrollen sowie einen transparenten Server-Standort in Deutschland. Ein Beispiel für einen solchen Server stellt die Lexware Cloud dar. Diese Lösung eignet sich besonders für kleine bis mittlere Unternehmen.
Die richtige Nutzung eines Cloud-Servers
Cloud-Server können unterschiedlich aufgebaut sein. Es gibt reine Datenspeicher, in denen die von den Anwendungsprogrammen eines Unternehmens erstellten Daten abgelegt werden, aber auch innovative Cloud-Server, die online wesentliche Anwendungsprogramme bereitstellen. Die Nutzer müssen sich zunächst auf diesen Servern anmelden beziehungsweise legitimieren. In aller Regel werden hier eine Remote-Desktopverbindung oder ein direkter Online-Browserzugang verwendet. Anschließend können beispielsweise die Beschäftigten der Buchhaltung auf einer eigenen Eingabemaske ihre Buchhaltungssoftware ausführen und die erforderlichen Buchungen tätigen. Das eigentliche Anwendungsprogramm befindet sich diesbezüglich direkt auf dem Cloud-Server und muss nicht auf dem Firmenserver betrieben werden. Abhängig vom Anbieter stehen verschiedene Office-Lösungen zur Auswahl. Hierzu gehören zum Beispiel Module für die Lohn- und Gehaltsabteilung, die Verwaltung sämtlicher Personalangelegenheiten, ein Warenwirtschaftssystem, ein Modul für die Anlagenverwaltung sowie die schon genannte Buchhaltung. Kleinere und mittlere Unternehmen können über einen solchen Cloud-Server alle wichtigen Anwendungsprogramme bündeln. Jedem Bereich lassen sich bestimmte Zugriffsrechte zuordnen. Der große Vorteil ist, dass sämtliche Daten in einer firmeneigenen Cloud abgelegt werden. Der Anbieter kümmert sich im Hintergrund über die sichere Datenspeicherung, um kontinuierliche Programm-Updates und erstellt in regelmäßigen Abständen Backups zur Datensicherung. Nicht unerwähnt bleiben soll natürlich die Flexibilität. Beschäftigte können sowohl im Unternehmen als auch von unterwegs oder im Home-Office auf diese Programme und Daten zugreifen. Dies ist in heutiger Zeit besonders vorteilhaft.
Worauf sollte man als Unternehmer achten?
Es macht durchaus Sinn, sich im Vorfeld über die verschiedenen Cloud-Server beziehungsweise Cloud-Speicher zu informieren. Einige Lösungen sind allgemein für Privat- und Gewerbe-Nutzer geeignet, andere ausschließlich für Unternehmen. Für den jeweiligen Einsatzzweck sollte man daher einen Vergleich vornehmen. Ein wichtiges Kriterium stellt zum Beispiel der zur Verfügung stehende Speicherplatz dar. Bei zuverlässigen Anbietern findet man verschiedene Pakete mit unterschiedlich großen GB-Speicherklassen. Hier sollte man als Unternehmer im Vorfeld in etwa wissen, wie viele Daten insgesamt abgelegt werden müssen. Sollte der Speicherplatz nicht ausreichen, muss gegebenenfalls zu einem größeren Paket gegriffen werden. Verständlicherweise sind die Cloud-Server-Lösungen in verschiedene Preisklassen unterteilt, die monatlich bis jährlich abgerechnet werden. Wenn man sich für einen Anbieter entschieden hat, kann man zum Teil über mögliche Preisnachlässe zwecks langjähriger Nutzung feilschen. Neben Preisermäßigungen gewähren einige Cloud-Speicher-Anbieter auch zusätzlichen Speicherplatz als Nachlass. Neben dem gewünschten Speicherplatz sollten Unternehmer bedenken, ob innerhalb eines solchen Pakets auch gleich eine passende Unternehmenssoftware integriert ist oder ob auf dem Cloud-Server lediglich die Daten gespeichert werden sollen. Viele Unternehmen setzen auf ihre eigene Firmensoftware und möchten lediglich die Daten zentral in einer Cloud speichern. Dagegen spricht nichts. Bei Start-ups bietet es sich jedoch an, auch die Angebote der Cloud-Anbieter mit eigener Software zu prüfen. Vielleicht reichen die dortigen Lösungen für den eigenen Betrieb ja aus. Zuletzt sollten Unternehmer noch darauf achten, wie viele Benutzer gleichzeitig auf eine solche Cloud-Lösung zugreifen können. Hier kann es ebenfalls unterschiedliche Pakete geben, die verständlicherweise in mehrere Preisklassen eingeteilt sind.
Fazit: Mehr Effizienz mit einer Cloud-Lösung
Trotz möglicher Datenschutz- und Datensicherheitsbedenken liegen Cloud-Server voll im Trend. Wer sich einem zuverlässigen Anbieter anvertraut, der muss sich in Bezug auf Datensicherheit, Datenschutz und Zugriffskontrolle keine Gedanken machen. Es gibt diverse Anbieter, die sich in erster Linie auf kleine und mittlere Unternehmen spezialisiert haben. Wer möchte, findet dort nicht nur ausreichend großen Speicherplatz auf den Servern, sondern auf Wunsch auch noch interessante und effiziente Unternehmenssoftware für die wichtigsten Bereiche. Zuvor sollte man jedoch einen umfassenden Vergleich vornehmen, um sich über die möglichen Vor- und Nachteile der verschiedenen Serverlösungen zu informieren.
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