Start-Ups und Unternehmer haben vielleicht schon einmal den Begriff ERP gehört. Hinter dieser Abkürzung verbirgt sich die englische Bezeichnung für Enterprise Resource Planing. Hierbei geht es um eine Automatisierung und Verwaltung der wichtigsten Geschäftsprozesse. Somit können Unternehmen ihre Abläufe optimieren und die besten Ergebnisse erzielen. Wie sich solche ERP-Systeme in kleinen und mittelständischen Unternehmen implementieren lassen, soll der nachfolgende Ratgeber zeigen.
Inhaltsverzeichnis
Kurzer geschichtlicher Hintergrund
Bereits in den 60er Jahren wurden erste Programme entwickelt, welche die Arbeit der Unternehmensleitung vereinfachen sollten. Bekannt wurden diese als IC-Programme für Inventory Control. Dabei ging es in erster Linie um die Entscheidungsfindung bei der Lagerverwaltung. Es folgt der sogenannte MRP-Standard für Material Requirements Planning. Hierbei ging es um die Steuerung von Bedarfsanalysen und Produktionsprozesse. Aus diesen ersten Programmen entstanden die ersten ERP-Systeme. Sie vereinten erstmals alle wichtigen Unternehmensbereiche, wie Logistik, Lagerhaltung, Buchhaltung, Finanzen, Lohnbuchhaltung und Personalverwaltung.
Wofür brauchen Unternehmer ein ERP-System?
Wichtiges Hauptziel eines ERP-Systems ist es, alle Unternehmensprozesse zu strukturieren und zu optimieren sowie bei der Verwaltung der Unternehmensressourcen zu unterstützen. ERP-Systeme nehmen daher einen messbaren Einfluss auf die Qualität und Herstellungsgeschwindigkeit von Produkten, wobei die Rentabilität immer im Auge behalten bleibt. Ein gutes ERP-System steht beispielsweise für
- Automatisierung und Prozessverbesserung
- eine moderne Digitalisierung des Unternehmens
- eine effiziente Planung von Lieferung und Lagerbestand
- eine perfekte Verwaltung der Ressourcen eines Unternehmens
- hilft dem Unternehmer, richtige Entscheidungen zu treffen
- sorgt für eine gute Analyse und Berichterstattung
Interessant ist, dass ERP-Systeme nicht nur von großen Konzernen benötigt werden. Eine ERP Implementierung ist auch für den Mittelstand von Interesse. Wie bereits erwähnt, sollen möglichst viele Geschäftsprozesse damit abgebildet und integriert werden. Aus diesem Grund bestehen ERP-Systeme zum Beispiel aus folgenden Modulen:
- Buchhaltungsmodule
- Zeiterfassungsmodule
- Personalwesen
- Produktionsmodule
- Einkaufsmodule
- Verkaufsmodule
- Lagermodule
Welche Unternehmen profitieren von einem ERP-System?
ERP-Systeme haben ihren Ursprung in der produktionsverarbeitenden Industrie. Hierbei kann es sich um große Produktionsstätten, wie zum Beispiel Automobilhersteller handeln, aber auch um kleinere Produktionsfirmen, wie zum Beispiel eine Heizungsbaufirma. Da ERP-Systeme modular aufgebaut sind, können einzelne Module aber auch in jedem anderen Unternehmen Verwendung finden. Selbst im Dienstleistungssektor können beispielsweise die Module Buchhaltung, Personalwesen und Zeiterfassung von Bedeutung sein.
Welche Hürden müssen Unternehmer meistern?
Nach wie vor gibt es zahlreiche Unternehmen, die mit veralteten und recht einfachen Programmen arbeiten oder gar ein falsches ERP-System verwenden. Diese Vorgehensweise steht einem Wachstum des Unternehmens nur im Wege und wirkt sich auch negativ auf die Produktqualität aus. Es kann durchaus möglich sein, dass Unternehmer schon ein ERP-System verwenden. Leider lässt sich dies nicht perfekt in die vorhandenen Programme des Unternehmens integrieren. Die Prozesse lassen sich auf diese Weise nicht richtig oder zu umständlich und zeitaufwändig optimieren. Der Bedarf und der Materialverbrauch müssen im produzierenden Gewerbe richtig geplant werden. Teilweise kann die Zuteilung von Produktionskapazitäten nicht richtig erfolgen. Aus diesem Grund kommt es zu Verzögerungen in den Abläufen und zu Lieferschwierigkeiten bei den Kunden. Dies wirkt sich folglich negativ auf den Unternehmenserfolg aus. Abhilfe schafft ein maßgeschneidertes ERP-System.
Mehr Effizienz und Automatisierung für den betrieblichen Erfolg
ERP-Systeme zielen darauf ab, die Prozesse zu strukturieren und zu optimieren. Dazu muss ein solches System aber genau auf die Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten sein. Nur so lassen sich Wachstum und Erfolg sichern. Wenn die täglich genutzten Programme miteinander zusammenarbeiten und somit eine ERP-Integration umgesetzt werden kann, lässt sich der allgemeine Verwaltungsaufwand reduzieren. Eine Automatisierung verhindert mögliche Fehlerquellen und führt damit ebenfalls zu einer höheren Effizienz. Ein gutes ERP-System stellt dem Unternehmer zahlreiche Tools zur Verfügung, damit aus allen relevanten Bereichen wichtige Informationen gewonnen werden. Hier können Berichte und Analysen helfen, die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit zu treffen.
Die erfolgreiche ERP-Implementierung
Wer sich als Unternehmer für ein ERP-System entscheidet, der wird feststellen, dass es auf dem Markt zahlreiche Anbieter gibt. Man sollte hier aber nicht die erstbeste Wahl treffen. Es gibt zuverlässige Unternehmensberater beziehungsweise Consulting-Firmen, die sich auf eine solche ERP-Implementierung spezialisiert haben. Dabei können diese Experten helfen, das vorhandene System optimal in die eigene IT-Infrastruktur zu integrieren, aber auch beratend zur Seite stehen, wenn ein solches ERP-System eingeführt werden soll. Aufgabe einer solchen Unterstützung ist es unter anderem, durch Schulungen die Mitarbeitenden zu sensibilisieren und damit die Unternehmensziele noch schneller zu erreichen. Gerade im mittelständischen Bereich gibt es seitens der Unternehmensleitung, aber auch von den Beschäftigten selbst viele Fragen, die es zu beantworten gibt. Für jedes Unternehmen muss es eine maßgeschneiderte ERP-Lösung geben. Wie eingangs erwähnt, sind moderne ERP-Systeme modular aufgebaut. Hier gilt es zunächst zu entscheiden, welche Module wirklich benötigt werden und wie diese am besten eingesetzt werden können.
Stresssituationen vermeiden
Es kann sein, dass ein mittelständisches Unternehmen sehr erfolgreich auf dem Markt auftritt. Wenn es sehr schnell wächst und die Auftragsbücher quasi überquellen, können zum Beispiel auch die einfachsten Abläufe entgleiten. Mitarbeitende fühlen sich überfordert. Es kommt zu Stresssituationen. Auch wenn bereits ein ERP-System eingeführt worden ist, fällt die Nutzung vielen zu schwer. Eine erhöhte Auftragslage kann dazu führen, dass die Mitarbeitenden mit der Arbeit nicht mehr nachkommen. Auch in diesem Fall können Unternehmensberater helfen, diese Stresssituationen abzubauen. Der gesamte Prozess wird nochmals analysiert. Teilweise muss nur an wenigen, aber wichtigen Stellschrauben gedreht werden, damit der gesamte Unternehmensfluss wieder rundläuft.
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