Digitalisierung im Unternehmen – Einführung von DMS und ECM

DMS (Dokumentenmanagementsystem) verleiht der Digitalisierung im Unternehmen Rückenwind. Was ehemals mit der einfachen Umwandlung von Akten in digitale Dokumente begann, hat sich heute zu übergreifenden, intelligenten Prozessen entwickelt, die alle Unternehmensbereiche und unternehmerischen Tätigkeiten umfassen. Komplex erfassen lassen sich u.a.:

• Das gesamte Vertragsmanagement
• Detaillierte Auftragsbearbeitung
• Purchase-to-Pay-Prozesse
• Umfassendes Qualitätsmanagement
• Universal Workspace
• Virtueller Projektraum
• Workflow
• Produktionsmanagement
• Preiskalkulation

Systeme des digitalen Dokumentenmanagements ermöglichen den schnellen Zugriff, die Bearbeitung und Verknüpfung von Informationen an jedem. Als optimal zugänglicher Speicherplatz empfiehlt sich eine gesicherte Cloud. Mitarbeiter können die Systeme im Sofort-Modus im Home-Office, auf Geschäftsreisen, an internationalen Aufhaltsorten nutzen. Damit lassen sich Prozesse und Arbeitsabläufe bis hin zu Produktionsabläufen beeinflussen. Informationen und Arbeitsprozesse können einfach und Jetztzeit geteilt, im Team bearbeitet und weiterentwickelt, zur Anwendung gebracht werden. Der zentrale Zugriff ist rund um die Uhr möglich, unabhängig von Ortszeiten und Beschränkungen durch die Umgebung. Innerhalb des Unternehmens kann hürdenfrei abteilungsübergreifend gearbeitet werden.

ECM (Enterprise Content Management) umfasst u.a.:

• die Digitalisierung vom E-Mail-Management
• Personalakten
• Vertrags-Management
• Verarbeitung von Eingangsrechnungen
• Geschäftspartner-Akten
• Vertrieb

Im unternehmerischen Alltag bewirken die Systeme:

• Uneingeschränkten Zugang berechtigter Personen zum zentralen Speichermedium
• Zeitersparnis durch die optimale Nutzung von Kapazitäten, effiziente, enorm beschleunigte Suchergebnisse
• Durchgängige Transparenz – Erhalt von Originalversionen, Nachvollziehbarkeit alle Änderungen und Verläufe
• Optimierung von Arbeitsprozessen
• Optimierung der Reaktionsgeschwindigkeit zur Steigerung der Effizienz der Arbeitsabläufe
• Revisionssicherheit

Die modernen Systeme der umfassenden Digitalisierung gehen weit über die gehabte digitale Dokumentenverwaltung hinaus. Die Systeme erlauben die komplette Digitalisierung von Vorgängen ab der Erfassung über Teamwork, Bearbeitung bis zur geordneten, übersichtlichen, schnell nutzbaren zentralen Ablage. Durch die zeitsparende und direkte Beeinflussung von Arbeitsprozessen lässt sich Einfluss nehmen auf gesteigerte Effizienz von Geschäftsprozessen und planbaren Produktionsverläufen. Damit ist auch die Koordination mit vielen weiteren Prozessen der Digitalisierung im Unternehmen gegeben.

Unternehmensspezifische und fachspezifische Anforderungen

Es liegt auf der Hand, dass verschiedene Unternehmen an ein solches System unterschiedliche Ansprüche stellen. In einer Anwaltskanzlei vollziehen sich andere Tätigkeitsprozesse als in einem Produktionsbetrieb, der Gastronomie, dem Handelsunternehmen oder bei Anbietern unterschiedlichster Dienstleistungen. Die Ansprüche großer globaler Unternehmen unterscheiden sich von den Bedürfnissen eines mittelständischen Unternehmens und dem Kleinunternehmen. Unproduktiv wäre es, für die verschiedensten Unternehmen jeweils völlig eigenständige, neue Systeme zu entwickeln. Vielmehr geht die Entwicklung dahin, Basis-Systeme bereitzustellen, die sich möglichst mühelos den jeweiligen speziellen Bedingungen anpassen lassen. Ein gutes Beispiel dafür liefert Doxis4, ein ECM der SER Group, einer strategischen Digitalisierungs-Plattform, die über eine sehr hohe Integrationsfähigkeit verfügt.

Einführung neuer Digitalisierung ins Unternehmen

Komplexe digitalisierte Arbeitsprozesse lassen sich nicht von heute auf morgen in den Arbeitsalltag integrieren. Sie verlangen, dass die Mitarbeiter*innen umfassend in die neuen Systeme und deren umfassende Nutzung eingearbeitet werden. Es geht eben nicht darum, einzelne Beschäftigte nur in eine neue digitale Oberfläche einzuarbeiten, sondern um die qualifizierte Nutzung eines umfassenden Systems, das eine Neugestaltung von Arbeitsabläufen und übergreifendem Teamwork ermöglicht.

Die verschiedenen Anbieter der Systeme für Dokumentenmanagement und ECM bieten dafür einer meist ein- bis mehrtägigen Einarbeitung an. Das allein aber kann dem gesamten Prozess und der Akzeptanz neuer Herangehens- und Arbeitsweisen nicht gerecht werden. Sehr häufig sind für bestimmte Mitarbeiter*innen weitere Kurse erforderlich. Entscheidend für eine effiziente Nutzung ist allerdings die Bereitschaft der Beschäftigten in verschiedensten Bereichen des Unternehmens, die weitere Digitalisierung als Raum für neue Möglichkeiten wahrzunehmen und sich der umfänglichen Nutzung dieser Möglichkeiten zu öffnen.

Die Systeme können nicht nur für bestimmte Bereiche, beispielsweise für die Buchhaltung, den Vertrieb und andere eingeführt werden, sondern die neuen Arbeitsweisen erreichen alle Abteilungen und Arbeitsfelder, müssen Bestandteil des künftigen Arbeitsalltags werden. Dazu bedarf es einer umfassenden Planung und Definition der Ziele für die Belange des jeweiligen Unternehmens.

• Mindest- und Maximalziele sind für die Einführung des neuen Systems festzulegen.
• Die Definition der Ziele ist sowohl zentral für das Unternehmen wie durch beauftragte Teams für die jeweiligen Abteilungen bzw. Arbeitsbereiche zu erstellen.
• Sinnvoll ist ein Stufenplan für die Einführung auf allen Ebenen des Unternehmens. In die Planung müssen die Vorbereitung von Mitarbeiter*innen durch spezielle Schulungen zu integriert werden.
• Veränderte Arbeitsweisen, verbesserte Kommunikation, Vorteile und Voraussetzungen müssen überzeugend kommuniziert werden.
• Von Vorteil ist das Hinzuziehen eines geschulten Organisators, der während der letzten Vorbereitungsphase und der Anlaufphase die Einführung zielgerichtet begleitet und Ansprechpartner für Beratungen und das Auftreten von Schwachstellen ist. Alternativ kann ein fachlich kompetenter Mitarbeiter/Mitarbeiterin des Unternehmens als Organisator geschult werden.
• Der eigentliche Einführungsprozess sollte so organisiert werden, dass sich spürbare, erste Minimalerfolge bereits kurzzeitig manifestieren. Das sorgt dafür, dass sich das System schneller amortisiert und Mitarbeiter*innen von den neuen Arbeitsläufen überzeugt sind und sich kreativ engagieren.

Die Praxis zeigt, dass sich erfolgreiche Systeme im Laufe der Realisierung sehr schnell als enorm vorteilhaft und profitabel erweisen. Je besser und planvoller die gesamte Vorbereitungsphase verläuft, desto schneller werden sich Erfolge für das Unternehmen erreichen lassen.

DMS, ECM für das eigene Unternehmen finden

Sowohl Ausgestaltung wie der Preis für ein System müssen in den Rahmen des eigenen Unternehmens passen. Als besonders vorteilhaft erweisen sich integrationsfähige Systeme, die sich jeweils für verschiedene Bedürfnisse der anwendenden Unternehmen optimieren lassen. Nur so ist gewährleistet, dass sowohl die Investition wie Anwendungsrahmen passen. Das Unternehmen soll wachsen, Marktplätze sollen ausgebaut und erweitert werden. Ein gewähltes DMS, ECM muss über entsprechende Anpassungs- und Erweiterungsmöglichkeiten verfügen. Je mehr Module für den Auf- und Ausbau verfügbar sind, desto zukunftsorientierter ist das Angebot.