Das heutige Arbeitsleben hat sich drastisch geändert. Digitalisierung und moderne Arbeitsmethoden stehen in vielen Unternehmen im Vordergrund. Dabei geht es in erster Linie um eine optimale Zusammenarbeit auf allen Ebenen, um damit die Produktivität zu steigern. Die aktuellen Arbeitstechniken ermöglichen es den Mitarbeitenden und Führungskräften, von überall auf die nötigen Informationen zuzugreifen. Neben Home-Office werden immer häufiger sogenannte Modern Workplaces geschaffen. Mitarbeitende und Führungskräfte müssen diese neuen Ansätze verstehen und sich oft von dem bisher Bewährten trennen. Ein Umdenken ist erforderlich geworden. Change Management steht für diesen Veränderungsprozess, der von vielen erst einmal gelernt werden muss.
Heute kann man fast von überall aus arbeiten
Nicht allein wegen der letzten Corona-Pandemie ist das Home-Office bei vielen Beschäftigten beliebt geworden. Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung. werden die benötigten Büroarbeitsmittel immer kompakter. Heute reicht ein Laptop als Hauptarbeitsmittel meist vollkommen aus. Wichtige Informationen lassen sich unterwegs auch auf dem Smartphone oder Tablet abrufen. Die neuen Geräte müssen dabei gemeinsam verwaltet werden. Hier kommt es auf eine gut funktionierende IT-Infrastruktur an. Wegen dieser heterogenen Gerätelandschaft ist ein Umdenken in vielen Betrieben erforderlich. Dies betrifft den modernen Einsatz und ein durchdachtes Management. Auf die Systemadministratoren eines Unternehmens kommen auf diese Weise wichtige Aufgaben zu, um alles unter Dach und Fach zu bringen.
Wie die Praxis zeigt, werden in vielen Unternehmen und auch öffentlichen Verwaltungen die traditionellen Desktop-PCs durch Laptops mit Docking-Station ersetzt. Beschäftigte können mit diesen Geräten sowohl am Firmenstandort arbeiten, aber auch von zu Hause. Die zur Aufgabenerledigung notwendigen Anwendungen stehen immer zur Verfügung. Zudem kann über eine herkömmliche Internetverbindung mit entsprechender Sicherheitseinwahl gleichzeitig auch auf die Unternehmensdaten zugegriffen werden. Die IT-Sicherheit muss von den Systemadministratoren jedoch erst gewährleistet werden. Erst dann steht einem flexibel gestalteten Arbeitsplatz nichts mehr im Wege.
Eine gute Kommunikation fördert eine schnelle Zusammenarbeit
Um eine schnelle Zusammenarbeit zu gewährleisten, kommt es auf eine effiziente Kommunikation an. In vielen Betrieben ist es wegen hybrider Teamarbeit kaum noch möglich, dass sich alle Beteiligten gemeinsam in einem Besprechungsraum an einen Tisch setzen. Vielmehr finden Online-Meetings statt. Aber auch Außendienstmitarbeiter können mit mobilen Endgeräten jederzeit zugeschaltet und kontaktiert werden. Für eine solche Kommunikation müssen entsprechende Strategien entwickelt werden. Hier stellt sich zum Beispiel die Frage, über welche Kanäle jemand angesprochen werden kann. Dabei geht es nicht nur um die Einbindung traditioneller DECT-Geräte in ein solches System, sondern auch um die Integration mobiler Endgeräte und Videokonferenzanlagen.
Generell macht es Sinn, die Mitarbeitenden früh in die Entscheidungsfindung mit einzubeziehen. Dies fördert nicht nur die Motivation, sondern auch die Bindung zum eigenen Unternehmen. Videokonferenzen können auch bei beengten Platzverhältnissen eine große Zahl an Teilnehmern einbeziehen. Die heutige IT-Ausstattung bietet dementsprechend verschiedene Lösungen für eine effiziente Videokonferenz. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise wichtige Strategieentscheidungen weitaus schneller verbreiten, als dies auf traditionelle Weise in persönlichen Gesprächen mit wenigen Teilnehmern möglich wäre.
Das digitale Büro
Schon heute sind Büroarbeitsplätze digital gestaltet. Meist greifen Unternehmen hier auf ein eigenes Netzwerk zurück. PC und Drucker stellen dabei die Standard-Ausstattung dar. Ein rein papierloses Büro ist jedoch nicht in allen Bereichen möglich. Viel wichtiger ist es, den Informationsfluss so zu gestalten, dass alle beteiligten Bereiche effizient beteiligt werden können. Ziel ist es, Ressourcen und Arbeitszeit einzusparen. Dies erfordert meist eine Umstrukturierung der bestehenden Organisation.
Während in traditionellen Unternehmen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einen festen Arbeitsplatz zugewiesen bekommen haben, setzen moderne Unternehmen auf einen Modern Workplace, vielfach auch auf die Möglichkeit von Coworking Spaces. Somit lassen sich Arbeitsplätze kostengünstig auslagern und zusammenlegen. Die Beschäftigten finden an diesen Plätzen die passende IT-Ausstattung und können somit an jedem Arbeitsplatz ihre Aufgaben erledigen. Diese modernen Arbeitsplätze stellen eine sinnvolle Ergänzung zum Home-Office dar.
Nicht unwichtig ist in diesem Fall auch die sogenannte Workplace Security. Im eigenen Firmennetzwerk sind die Unternehmensdaten weitgehend geschützt. Sicherheitsbedenken kann es geben, wenn auch von unterwegs mit verschiedenen Endgeräten auf dieses Netzwerk zugegriffen wird. Immerhin haben in letzter Zeit die Cyberangriffe enorm zugenommen. Aus diesem Grund müssen Unternehmer strategische Überlegungen anstellen, die Sicherheit der verwendeten Kommunikationskanäle zu gewährleisten.
Wie können sich Unternehmen auf Veränderungen vorbereiten?
Führungskräfte müssen gezielt auf bevorstehende Veränderungen reagieren können. Es ist wichtig, die maßgeblichen Change Management Werkzeuge zu kennen und anzuwenden. Aus diesem Grund sind Schulungen im Change Management besonders wichtig. Hierin lassen sich die verschiedenen Möglichkeiten trainieren, wobei gute Seminare genau auf die Belange des eigenen Unternehmens eingehen.
Hierbei geht es zwar weniger um Marketingentscheidungen, sondern vielmehr darum, wie ein Unternehmen mit eigenem Personal besser zusammenarbeiten kann. Dabei werden die aktuellen technischen Möglichkeiten aufgezeigt, die sich auf der einen Seite auf die IT-Ausstattung, aber auch auf die räumlichen Gegebenheiten beziehen. Kurzum handelt es sich bei solchen Seminaren beziehungsweise Schulungen um Ansätze, die eigene Organisationsstruktur zu überdenken und gegebenenfalls anzupassen.
Bei den meisten Unternehmen lassen sich einige Verbesserungsmöglichkeiten finden, um den eigenen Firmenerfolg voranzutreiben.
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