Reisekosten von Mitarbeitenden erzeugen in der Verwaltung von Unternehmen häufig einen großen Aufwand. Außerdem entstehen durch Reisen von Mitarbeitenden mitunter hohe Kosten, die das Budget von Unternehmen belasten. Für diese beiden Probleme gibt es aber durchaus Lösungen.
Reisekosten – ein komplexes Thema
Bei der Berechnung von Reisekosten gilt es, einen ganzen Katalog von Vorgaben zu berücksichtigen. Das reicht von der Erstattung der realen Kosten bis hin zur Ansetzung von Reisekostenpauschalen in der Einkommensteuer. Die Rahmenbedingungen legt das Bundesreisekostengesetz (BRKG) fest.
Das sorgt in der Praxis dafür, dass die Abrechnung von Reisekosten arbeits- und zeitintensiv ist. Zudem kommt es immer wieder zu Fehlern, gerade bei der Einkommensteuer, wenn Mitarbeitende nicht ausreichend über die Rechte und Möglichkeiten informiert sind. Solche Fehler gehen zulasten der Mitarbeitenden und teilweise auch des Unternehmens.
Digitale Abläufe für die Reisekostenabrechnung implementieren
Es gibt Möglichkeiten, die Berechnung der Reisekosten sowie den Prozess der Reisekostenabrechnung zu vereinfachen. In erster Linie ist dies der Einsatz von spezieller Software beziehungsweise die grundsätzliche Integration von digitalen Abläufen. HR-Software bietet als Modul häufig eine Reisekostenabrechnung an. Das minimiert die Zeit, die für diese Berechnungen aufgewendet werden muss, deutlich.
Hilfreich ist es ebenfalls, den Mitarbeitenden eine Vorlage für die Reisekosten bereitzustellen. Hierfür gibt es fertige Vorlagen im Internet. In Form eines PDFs können die Mitarbeitenden die Vorlage in digitaler Form ausfüllen und per Mail an die HR-Abteilung verschicken oder auch klassisch ausdrucken sowie ausfüllen.
Der große Vorteil, wenn eine Vorlage für die Reisekostenabrechnung vorhanden ist, liegt bei der Vollständigkeit der Informationen. Von Fahrtkosten über Übernachtungs- und Verpflegungskosten bis hin zu den Reisenebenkosten sind alle potenziellen Punkte in der Vorlage eingetragen. So wird kein Posten vergessen. Gleichzeitig läuft das Ausfüllen der Reisekostenanträge schneller ab und ist einfacher. Durch die einheitliche Form ist die Verarbeitung in der HR-Abteilung ebenfalls schneller. So sparen Unternehmen viel Zeit bei der Bearbeitung, was die Kosten für die Verwaltung reduziert.
Ein weiterer Punkt ist die Einführung von Hilfsmitteln wie einer Firmenkreditkarte für geschäftliche Ausgaben. Nach demselben Prinzip funktionieren Tankkarten. So erfolgt zum einen eine automatische Dokumentation der Reisekosten. Zum anderen müssen die Mitarbeitenden nicht mehr in Vorleistung treten, wenn es um Kosten auf Reisen geht. Das erspart gleichzeitig die Erstattung der Auslagen über die Reisekostenabrechnung. Dementsprechend spart auch dies nochmals Zeit und sorgt für präzisere Daten in den Unternehmen.
Reisekosten reduzieren – Unternehmen haben verschiedene Methoden
In der Praxis zeigt sich, dass die Kosten für Reisen sehr unterschiedlich ausfallen können. Dies hängt von Faktoren wie der Wahl des Transportmittels und der Unterkunft, aber auch vom Reisezeitpunkt sowie dem Termin der Buchung, ab. Unternehmen haben hier verschiedene Optionen, mit denen sie die Kosten teilweise deutlich reduzieren.
Alles steht unter dem Motto Travel Management. Hierunter fallen Maßnahmen, die darauf abzielen, Abläufe bei Geschäftsreisen zu Standardisieren und Kosten zu reduzieren. Die Kostensenkung bei Geschäftsreisen lässt sich vor allem durch eine gute Planung durchsetzen.
Dafür sollten vor allem zentralisierte Prozesse eingeführt werden. Eine möglichst frühe Buchung ist beispielsweise eine gute Möglichkeit zur Kostensenkung. Ist eine Person im Unternehmen für die Organisation verantwortlich, können die Abläufe optimiert werden. Finden Geschäftsreisen in dieselbe Stadt statt, dann lohnt es sich eventuell, einen Partner für die Bereitstellung von Übernachtungsmöglichkeiten zu suchen. Durch die feste Zusammenarbeit mit einem Hotel vereinfachen sich die Buchungsabläufe und oftmals ist eine Reduzierung der Kosten möglich.
Dies sind nur einige Idee für die Optimierung. Unternehmen sollten individuell prüfen, welche Maßnahmen praktikabel sind und weitere Punkte etablieren.
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