Firmenkreditkarte: Das müssen Geschäftsführer wissen

Unabhängig von Firmenbranche und Mitarbeiterzahl ist die Verfügbarkeit von speziellen Firmenkreditkarten von Vorteil. Wer als Geschäftsführer oder als Mitarbeiter einer Firma geschäftlich verreist oder für das Unternehmen Besorgungen tätigt, muss die jeweilige Rechnung nicht zunächst aus eigener Tasche zahlen. Statt sämtliche Belege zu sammeln und eine Spesenabrechnung zu erstellen, kann man einfach die Firmenkreditkarte als Zahlungsmittel nutzen. Geschäftliche Kreditkarten erleichtern die Abrechnungen für die Firmen und lassen sich mit verschiedenen Zusatzleistungen kombinieren, die zur individuellen Nutzung passen. Die Entscheidung für ein Kreditkartenangebot sollte abhängig gemacht werden vom gewünschten Leistungsumfang. Ein eingehender Vergleich in Frage kommender Anbieter ist dringend zu empfehlen.

Merkmale einer Firmenkreditkarte

In Aussehen und Grundfunktionen entspricht eine Firmenkreditkarte einer Kreditkarte für Privatpersonen. Jeder Mitarbeiter, der eine Firmenkreditkarte verwenden darf, erhält eine Plastikkarte, auf der der eigene Name, der Firmenname und eine Kreditkartennummer eingedruckt sind. Wenn der Mitarbeiter mit der Kreditkarte zahlt, wird das entsprechende Referenzkonto belastet. Häufig handelt es sich bei einer Firmenkreditkarte um eine sogenannte Charge Card. Ist dies der Fall, werden die monatlich getätigten Ausgaben aufsummiert und abgebucht oder in Rechnung gestellt. Eine Prepaidcard, die einer Guthabenkarte für das Handy vergleichbar ist, bietet die Möglichkeit, bis zu einem festgesetzten Maximalbetrag Zahlungen für die Firma zu tätigen. Eine Purchasing Card hingegen ist die zweckgebundene Kartenvariante und ist in erster Linie für im Beschaffungsmanagement tätige Mitarbeiter die richtige Wahl.

Grundsätzlich gibt es in der Kategorie Firmenkreditkarten die Business Cards und die Corporate Cards. Business Cards waren ursprünglich eher als Kreditkarten für kleinere Firmen zu betrachten, Corporate Cards eher als Kreditkarten für größere Betriebe. Inzwischen werden diese beiden Bezeichnungen aber immer häufiger synonym verwendet, sodass die Bezeichnung keinen Rückschluss auf die jeweilige Firmengröße zulässt. Tatsächlich sind heutzutage auch Corporate Cards für Ein-Mann-Betriebe verfügbar.

Die Sicherheitsmerkmale

Ebenso wie andere Bankkarten sind Firmenkreditkarten mit mehreren Sicherheitsmerkmalen versehen. Abgesehen von der Kartennummer, der Prüfnummer und dem Chip sind dies das Ablaufdatum, Hologramme und UV-Zeichen. Eine zusätzliche Sicherheit ist gegeben, wenn im Fall einer getätigten Zahlung mit der Karte eine Zahlungsbestätigung mittels eine Bank-App gesendet wird. Hierdurch ist direkt zu erkennen, ob womöglich eine fremde Person die Karte zur Zahlung verwendet hat. Der Arbeitgeber kann ein Limit für die Kreditkarten festlegen, die seine Mitarbeiter künftig nutzen. Üblicherweise ist es jederzeit möglich, ein aktuell geltendes Limit zu erhöhen oder herabzusetzen – je nach dem, mit welchen Ausgaben zu rechnen ist.

Und wenn es doch zum Kartenmissbrauch kommt?

Die ausgebenden Kreditinstitute sind, wie anhand der genannten Sicherheitsmerkmale zu erkennen, sehr auf Sicherheit bedacht. Trotzdem kann es vorkommen, dass eine Firmenkreditkarte von hierzu unbefugten Personen zur Zahlung benutzt wird. Womöglich wird die Karte eines Mitarbeiters gestohlen oder geht verloren. In einem solchen Fall gilt es, die jeweilige Bank für die Sperrung der Karte möglichst rasch zu informieren beziehungsweise direkt den zutreffenden Sperrnotruf zu wählen. Damit die Sperrung erfolgen kann, müssen die zugehörigen Kartendaten genannt werden. Abgesehen vom Namen des Karteninhabers sind die Kontonummer und die Kartennummer durchzugeben. Beide Nummern sollten für den Notfall notiert und sicher aufbewahrt werden.

In Zusammenhang mit dem möglichen Kartenmissbrauch stellt sich die Frage der Haftung für unrechtmäßige Bargeldabhebungen und Kartenzahlungen. Zunächst einmal ist es sinnvoll, für die Bargeldabhebungen pro Firmenkreditkarte einen täglichen Höchstbetrag festzusetzen. Sofern die Funktion der Überweisung nicht unbedingt erforderlich ist, sollte man sich als Firmeninhaber für Karten entscheiden, die keine Überweisungen zulassen. Das Haftungslimit in einem Missbrauchsfall liegt üblicherweise bei maximal 50 Euro. Das heißt, bedient sich ein Dieb der Kreditkarte, muss der Karteninhaber lediglich bis zur Höhe des Haftungslimits für den finanziellen Schaden aufkommen. Die verbleibende Summe übernimmt die Bank, die die Karte ausgegeben hat. Voraussetzung für die Gültigkeit des Haftungslimits ist, dass weder Vorsatz noch grobe Fahrlässigkeit vorliegen.

Die Vorteile einer Firmenkreditkarte

Ausschließlich geschäftlich genutzte Kreditkarten haben sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Mitarbeiter einige Vorteile:

• Die Mitarbeiter müssen kein oder kaum noch Bargeld mehr mitführen.
• Es handelt sich um ein gut gesichertes Zahlungsmittel, das nahezu überall anerkannt wird.
• Der Abreitsaufwand für Mitarbeiter und Arbeitgeber ist geringer, da die Dokumentation der geschäftlichen Ausgaben automatisch geschieht.
• Im Vergleich zu privaten Kreditkarten sind die Konditionen hinsichtlich Zahlungszielen und Gebühren zumeist besser.
• Die Überprüfung der Bonität des Karteninhabers entfällt aufgrund der Haftung durch die Firma.
• Häufig besteht die Möglichkeit, zusätzliche Versicherungspakete abzuschließen.
• Bei einigen Anbietern gibt es Extras wie Prämienmeilen pro Kartenumsatz und Rabatte bei Hotelbuchungen.

Die Entscheidung für die richtige Firmenkreditkarte

Da es mittlerweile eine beträchtliche Zahl Anbieter für Firmenkreditkarten gibt, ist es schier unmöglich, auf Anhieb ein Angebot mit gutem Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden. Der erste Schritt zur passenden Firmenkreditkarte besteht darin, die Kreditkartenzahl festzulegen und sämtliche gewünschten Leistungen zusammenzustellen. Je größer die Zahl der Firmenkreditkarten ist, umso eher ist mit Vorteilen in Form von inkludierten Versicherungen und Boni zu rechnen. Unbedingt ist ein Vergleich der regelmäßig wiederkehrenden Kosten in Form einer möglichen Grundgebühr durchzuführen. Erhebliche Unterschiede gibt es auch bei der Festsetzung des Dispozinses und beim Einsatz der Karte im Ausland. Firmen, die ihren Mitarbeitern hauptsächlich für Geschäftsreisen ins Ausland Kreditkarten geben möchten, sollten auf besonders günstige Konditionen für Fremdwährungsentgelt und Bargeldabhebungen im Ausland achten.