Worauf bei einer professionellen Gebäudereinigung für Betriebsstätten zu achten ist

Unabhängig davon, ob es sich um ein Startup oder ein bestehendes Unternehmen handelt, in allen Fällen darf eine regelmäßige Büro- und Gebäudereinigung nicht außerachtgelassen werden. Es gibt heute kaum noch Unternehmer, die eigene Reinigungskräfte als Personal beschäftigen. Diese Arbeiten werden fast immer ausgelagert. Auf dem Markt hat sich diesbezüglich eine eigene Branche gebildet, die für Unternehmen, aber auch für Privatkunden einen professionellen Reinigungsservice anbieten. Wer als Unternehmer mit seinem Business gerade erst durchstarten möchte, der macht sich wahrscheinlich keine großen Gedanken über eine Gebäudereinigung. Hier im Ratgeber soll kurz aufgezeigt werden, worauf dabei zu achten ist.

Warum ist eine Gebäudereinigung so wichtig

Eine saubere und aufgeräumte Umgebung ist für Unternehmer sehr wichtig. Auf der einen Seite sollen sich nicht nur die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen, sondern auch der mögliche Kunde. Gerade bei häufigem Kundenkontakt sorgt Sauberkeit für ein höheres Ansehen und hinterlässt einen insgesamt guten Eindruck. Kunden und Lieferanten können darauf schließen, dass Ihnen als Unternehmer Ihr Unternehmen sehr wichtig ist. Nicht unerwähnt bleiben soll, dass mit einer professionellen Gebäudereinigung der Wert Ihrer Immobilie erhalten bleibt.

Grundsätzlich muss zwischen einer Gebäude- und einer Büroreinigung unterschieden werden. Die Gebäudereinigung umfasst nicht nur alle Bereiche innerhalb des Gebäudes, sondern meist auch außerhalb. Vielleicht müssen überdimensionale Glasfassaden gesäubert werden. Ebenso benötige große und breite Flure einer gründlichen Reinigung. Das Foyer stellt häufig ein Aushängeschild eines Unternehmens dar. Wartebereiche müssen ebenfalls regelmäßig gereinigt werden. Ebenso gehören auch die vorhandenen Aufzugsanlagen dazu.

Bei einer Büroreinigung sind zwar ebenfalls die Kundenbereiche von Bedeutung, jedoch gehören hierzu auch die eigentlichen Arbeitsplätze der Beschäftigten. Beispielsweise müssen hier

• Schreibtische,
• Bildschirme,
• Bürostühle,
• Schrankoberflächen,
• Fensterbänke,
• Scheiben u.v.w.m.

gesäubert werden. Wird täglich gereinigt, darf das Entleeren der Papierkörbe nicht vergessen werden. Bei elektronischen Anlagen muss jedoch vorab sichergestellt sein, welche Geräte gesäubert werden müssen und welche vielleicht nur von Fachleuten.

Wer ein Fachunternehmen mit einer modernen Gebäudereinigung beauftragt, wird in aller Regel mit den Spezialisten einen zielgerichteten Reinigungsplan erstellen. Darin werden der Umfang und der zeitliche Rahmen festgelegt. Der Umfang richtet sich letztlich nach der Unternehmensgröße.

Wie lässt sich eine Gebäudereinigung steuerlich absetzen

In vielen Betrieben fallen regelmäßig Reinigungsarbeiten an. Auf der einen Seite werden diese von wenigen Putzfrauen bewältigt, auf der anderen Seite von ganzen Kolonnen. Insoweit ist von Interesse, ob Unternehmer die hier anfallenden Kosten für eine Gebäudereinigung steuerlich absetzen können.

In aller Regel handelt es sich bei den Kosten einer Reinigungsfirma um Betriebsausgaben. Diese sind in voller Höhe von der Steuer absetzbar. Wer darüber hinaus vorsteuerberechtigt ist, kann zusätzlich die auf der Rechnung ausgewiesene Vorsteuer abziehen.

In kleineren Betrieben wird vielleicht eine eigene Putzfrau beschäftigt. Dies ist häufig günstiger als eine Fremdfirma. Auch hier lassen sich die Kosten für das Personal als Betriebsausgabe über den Posten „Reinigungskosten“ von der Steuer absetzen. Interessant ist, dass in diesem Fall sogar die Lohn- und Gehaltskosten einschließlich der Kosten für die Sozialversicherung steuerlich absetzen lassen. Dies ist sogar in dem Fall möglich, wenn Unternehmer ihre Ehefrau oder andere nahe Verwandte für diesen Job einstellen. Hierbei ist aber zu berücksichtigen, dass das gezahlte Gehalt einem sogenannten Fremdvergleich standhalten muss. Dies bedeutet, dass nur ein branchenübliches Gehalt für die Reinigungsarbeiten gezahlt werden darf. Ebenso ist leider ein Vorsteuerabzug bei selbst angestelltem Reinigungspersonal nicht möglich. Zu beachten ist, dass auch bei freiberuflichen Reinigungskräften kein Vorsteuerabzug möglich ist. Wer sämtliche Kosten abstehen möchte, der beauftragt eine professionelle Reinigungsfirma.

Wo findet man den passenden Partner für eine Büro- und Gebäudereinigung?

Die Suche nach einem Fachunternehmen für eine Büro- und Gebäudereinigung ist nicht immer einfach. In vielen größeren Städten kann man entsprechende Firmen über die legendären Telefonbücher oder gar über Mundpropaganda finden. Einen guten Überblick erhält man jedoch dank des Internets. Am besten gibt man hier über die bekannten Suchmaschinen den Begriff „Gebäudereinigung“ und den Ort ein. Danach werden entsprechende Vorschläge unterbreitet. Dennoch sollte man hier vorsichtig sein und sich den Anbieter etwas genauer anschauen.

Auf der Webseite des Anbieters lassen sich meist schon viele Informationen entnehmen. Renommierte Gebäudereinigungsfirmen besitzen eine transparente Webseite und stellen die nötigen Kontaktinformationen zur Verfügung. Darüber hinaus sollten Sie sich im Internet auch die möglichen Kundenerfahrungen anschauen. Hieraus lassen sich einige Schlüsse ziehen, ob und inwieweit andere Auftraggeber mit den Leistungen der betreffenden Gebäudereinigungsfirma zufrieden sind oder waren.

Bevor ein Auftrag erteilt wird, sollte man das persönliche Gespräch führen. Dies ist sehr wichtig, da hier in gemeinsamer Absprache ein passender Reinigungsplan erstellt werden kann. Danach lassen sich auch die ungefähren Kosten ermitteln. Unternehmer sollten keinesfalls den erstbesten Anbieter wählen. Wichtig ist, dass die Leistungen transparent vom Anbieter dargestellt werden. Versteckte Kosten können hinterher sehr teuer werden. Aber auch bei der Vertragslaufzeit sollten Unternehmer auf der Hut sein. Vor einer Beauftragung sollte vielleicht die Rechtsabteilung oder der eigene Rechtsanwalt einen Blick auf die Vertragsunterlegen werfen. Dann ist man auf der sicheren Seite.