5 Tipps für mehr Produktivität und Effizienz im E-Commerce

Ein eigener Online-Webshop ist mit vielen Aufgaben verbunden und bietet einige Herausforderungen. Das oberste Ziel ist es, den Kunden zufrieden zu stellen und dafür zu sorgen, dass dieser gerne wieder kommt. Da im Hintergrund viele Fäden zusammenlaufen, gelingt eine hohe Kundenzufriedenheit nur, wenn intern alle Abläufe strukturiert sowie sinnvoll verlaufen. Wir haben fünf Tipps für Betriebe, die ihre Produktivität und Effizienz im E-Commerce optimieren möchten.

1. Überblick verschaffen

Zu Beginn sollten sich Unternehmen bewusst werden, welche Vorgänge optimiert werden müssen. Wo befinden sich Stellen, die Zeit kosten oder die Produktivität hemmen? Nach Bestimmung dieser Schwachstellen geht es an deren Bearbeitung. In der Regel ist es am einfachsten, wenn Firmen sich zuerst den Herausforderungen mit dem geringsten Zeit- und Arbeitsaufwand stellen. Erst zum Schluss kommen die komplexeren Umsetzungen dran. Nach diesem Prinzip sind auch die folgenden Tipps aufgebaut.

2. Komplette Software-Lösungen

Excel-Tabellen bringen für so ein umfangreiches Thema wie einem Online-Shop nur wenige Vorteile, da viele Tabellen einen Überblick erschweren. Dabei entstehen nicht nur häufig Übertragungsfehler, sondern auch ein enormer Arbeitsaufwand durch das manuelle Eintippen und Vergleichen. Dies fällt auch schon bei kleinen Online-Shops stark ins Gewicht.

Um dies zu umgehen, gibt es spezielle Programme, die für das Verwalten des Web-Shops zuständig sind. Idealerweise verbinden Nutzer diese mit bereits vorhandenen Programmen des Warenwirtschaftssystems. Eine solche Komplett-Lösung bringt einige wichtige Vorteile in Bezug auf Effizienz und Produktivität mit sich:

• Bietet allen Mitarbeitern Einsicht auf Kundendaten und Bestand dank einheitlicher Datenbank
• Verknüpft On- und Offline-Geschäfte miteinander
• Synchronisiert automatisch alle benötigten Daten in verschiedenen Bereichen wie die Kundendaten aus dem CRM-Programm für den Online-Shop
• Automatisiert Prozesse wie die richtige Zuordnung von Kunden-Anfragen

Eine solche Software-Lösung sorgt zum Beispiel dafür, dass sowohl der Kundenservice als auch die Buchhaltung über alle Kundendaten verfügen. Bei einer Anfrage sehen die Mitarbeiter beispielsweise, ob der Kunde im Zahlungsrückstand ist, und können dies während der Beratung direkt mit ansprechen. Somit arbeiten verschiedene Bereiche des Unternehmens mit einer einheitlichen Datenbank. Gleichzeitig reduziert dies sowohl Übertragungsfehler als auch den Arbeitsaufwand.

Zudem sind die Daten im Online-Shop immer aktuell. Wenn die Logistik im Warenbestand bemerkt, dass ein Produkt nicht mehr vorrätig ist, wird dies anhand der Software automatisch mit der Oberfläche des Shops aktualisiert. So sieht der Kunde sofort, dass die Ware nicht verfügbar ist, ohne dass ein Mitarbeiter dies erst extra eintragen muss. Dies verhindert Verzögerungen und damit einhergehend verärgerte Kunden, die das Produkt in der Zwischenzeit bestellen wollten.

3. Reichweite schaffen

Um den eigenen Online-Shop bekannter zu machen, gibt es viele Möglichkeiten. Da es hier um effiziente Möglichkeiten gibt, ist die Anbindungen an große Händler wie Amazon ein gutes Beispiel. Dies liegt daran, dass sich der Mehraufwand dabei sehr gering hält, wenn ein Programm mithilfe von Schnittstellen den eigenen Shop mit den ausgewählten Marktplätzen in Echtzeit synchronisiert. Dadurch entfallen manuelle Zwischenschritte und ermöglicht es dadurch jeder Firma, ihren Webshop ohne großen Aufwand bekannter zu machen.

4. Zusätzliche Tools einbauen

Zufriedene Kunden sind das wichtigste für einen gut laufenden Online-Shop. Zeitsparend gelingt das Unternehmern zusätzlich mit einer sogenannten Knowledge Base. Diese ist allgemeinhin besser bekannt als FAQs. Eine solche Liste der am häufigsten gestellten Fragen führt dazu, dass sich der Kundenservice nicht immer mit den gleichen Themen beschäftigen muss. Gleichzeitig spart dies dem Kunden Zeit, da dieser direkt die Lösung des Problems nachschlagen kann.

Um eine solche Knowledge Base zu erstellen, können Betriebe die am häufigsten gestellten Fragen mithilfe eines Programmes filtern und dementsprechend auflisten. Die Gestaltung solcher FAQs können je nach Shop entsprechend anders aussehen. Häufig wählen Shop-Inhaber die Textform. Es gibt ebenfalls weitere Lösungen wie Video-Anleitungen oder auch lustige Infografiken. So eine Erstellung kostet zwar mehr Zeit, kann diese aber in Zukunft einsparen.

5. Mitarbeiter schulen & zufrieden stellen

Besonders beim Kundenkontakt ist es wichtig, dass die Mitarbeiter nicht nur freundlich sind, sondern auch ihr Fachwissen beherrschen. Sowohl bei speziellen als auch bei allgemeinen Serviceanfragen sollten die zuständigen Kollegen über ein gutes Know-how verfügen. Damit gewährleisten Firmen, dass Kundenanfragen schnell und korrekt bearbeitet werden, was zu zufriedenen Kunden führt.

Regelmäßige Schulungen über Neuerungen sowie zum Umgang mit Kundenanfragen sind daher unerlässlich. Mitarbeiter mit Wissenslücken müssen erst einen anderen Kollegen um Rat fragen, was die Produktivität eindämmt. Denn der andere Mitarbeiter hat nicht immer direkt Zeit, sofort auf die gestellte Frage zu antworten.

Daneben können Unternehmen diese Herausforderung bereits mit der erwähnten Software lösen. Es gibt darin die Möglichkeit, die technische Kundenanfragen beispielsweise direkt an den zuständigen Sachbearbeiter weiterzuleiten, was einen Arbeitsschritt einspart.

Zusätzlich gilt für jeden Bereich, dass glückliche Mitarbeiter effizienter arbeiten. Jeder Betrieb kann daran schnell und einfach arbeiten. So können Firmen die Arbeitsplätze schon mit ein paar Änderungen angenehmer gestalten. Sei es eine lichtdurchflutete Atmosphäre, schöne Pflanzen oder das Angebot von Stehplätzen. Angestellte freuen sich zudem über mehr Selbstbestimmung, was beispielsweise das Einführen von Gleitarbeitszeiten mit sich bringt.