Die doppelte Buchführung als wichtiges Kontrollinstrument der Unternehmensführung

Die kaufmännische Buchhaltung  ist für alle eingetragenen Kaufleute verpflichtend und insoweit ein wesentlicher Bestandteil des Rechnungswesens. Die alljährliche Abschlussbilanz ist zusammen mit der Einkommensteuererklärung für die Höhe und Art der Besteuerung maßgeblich. Gleichzeitig ist die Buchführung ein Kontrollinstrument, das zuverlässig Auskunft über die finanzielle Lage eines Unternehmens gibt. Für welche Unternehmen und ab welcher Umsatz- beziehungsweise Gewinnhöhe die doppelte Buchführung verpflichtend ist und wie das funktioniert – wir haben die wichtigsten Fakten für Sie zusammengefasst.

Was bedeutet doppelte Buchführung?

Der Begriff „doppelte Buchführung“ stammt aus einer Zeit, in der für die Aufzeichnung betrieblicher Geschäftsvorfällte gebundene Bücher verwendet wurden. Darin wurden einzelne Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge, unter anderem mit dem in Spalten angeordneten Buchungsdatum, der Buchungsnummer, des Buchungstextes und des Betrages, erfasst. In einem zweiten Buch, dem Hauptbuch, wurden die Buchungen in die jeweiligen Spalten des angesprochenen Sachkontos übertragen, aus denen Zwischensummen und schließlich der Gewinn ermittelt wurden. Heute erfolgt die doppelte Buchführung EDV gestützt mit einer Buchhaltungssoftware, mit der bei korrekter Dateneingabe eine Gewinnermittlung quasi auf Knopfdruck möglich ist.

Die doppelte Buchführung heißt auch doppische Buchführung oder Doppik. Gemeint ist das System der kaufmännischen Buchführung gemäß der in 238 HGB (Handelsgesetzbuch) normierten Buchführungspflicht. Danach muss der Jahresabschluss – das ist die Zusammenführung aller Geschäftsbuchungen innerhalb eines Wirtschaftsjahres – dem Finanzamt zum Jahresende übermittelt werden. Nach § 242 HGB besteht der Jahresabschluss aus zwei Elementen:

• Aus der Bilanz und
• der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).

Beide zusammen machen es möglich, den Umsatz eines Unternehmens unter Berücksichtigung der entstandenen Kosten beziehungsweise Ausgaben und Einnahmen in einem Wirtschaftsjahr zu ermitteln. Die doppelte Buchung ist auch im technischen Sinne relevant, da die Buchung von Geschäftsvorgängen auf mindestens zwei Konten erfolgt, nämlich auf einem Konto und einem Gegenkonto. Insoweit ist die doppelte Buchführung von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu unterscheiden, die die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens in einer einfachen Gegenüberstellung erfasst und die für Unternehmen gilt, die nach § 238 HGB nicht buchführungspflichtig sind.

Wer ist zur doppelten Buchführung verpflichtet?

Es gibt insgesamt drei Kriterien, die maßgeblich dafür sind, ob ein Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet ist oder nicht.

Die für die doppelte Buchführung maßgeblichen Kriterien:

1. Die Rechtsform eines Unternehmens: Die doppelte Buchführungspflicht gilt für die Aktiengesellschaft (AG), die offene Handelsgesellschaft (OHG), die Kommanditgesellschaft (KG), die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) sowie für die GmbH & Co. KG.
2. Eintrag in das Handelsregister: Die genannten Handelsgesellschaften sind zur Eintragung in das Handelsregister verpflichtet. Diese Möglichkeit besteht auch für Selbstständige. Wer allerdings im Handelsregister eingetragen ist, muss eine doppelte Buchführung machen, auch wenn er sonst nicht dazu verpflichtet wäre.
3. Jahresumsatz und Jahresgewinn: Grundsätzlich sind alle Einzelunternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet, sofern ihr Umsatz über 600.000 Euro beziehungsweise ihr Gewinn über 60.000 Euro im Jahr liegt. Anderes gilt für landwirtschaftliche Betriebe, bei denen zusätzlich der Wert der Nutzfläche eine Rolle spielt, der 25.000 Euro nicht übersteigen darf. Ansonsten sind auch sie zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Die Pflicht zu einer doppelten Buchführung ergibt sich aus den Handelsgesetzen. Nach § 238 HGB (Handelsgesetzbuch) ist grundsätzlich jeder eingetragene Kaufmann zur Buchführung verpflichtet, wobei die Geschäftsbücher nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen müssen.

Nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind:

Das bedeutet im Umkehrschluss, dass Freiberufler, Selbstständige, Gewerbetreibende und Kleinunternehmer von der doppelten Buchführung unter der Voraussetzung ausgenommen sind, dass sie nicht im Handelsregister eingetragen sind und sie ihre Tätigkeit nicht im Rahmen einer Kapitalgesellschaft ausüben. Freiberufler sind beispielsweise Ärzte, Tierärzte, Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Architekten, Journalisten, Hebammen und Künstler.

Für alle anderen Einzelunterunternehmer sowie für landwirtschaftliche Betriebe gelten die genannten Einkommensgrenzen, nämlich ein Umsatz, der 600.000 Euro in einem Geschäftsjahr nicht übersteigt, sowie weniger als 60.000 Euro Gewinn. Diese Unternehmen müssen ihren Gewinn nicht mittels eines Vermögensvergleichs gemäß § 5 EStG (Einkommensteuergesetz) ermitteln, sondern dürfen stattdessen die in § 4 Abs. 3 EStG normierte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwenden.

Wann die doppelte Buchführung auch für Nicht-Buchführungspflichtige sinnvoll sein kann

Auch wenn die genannten Selbstständigen nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, kann sie durchaus Vorteile haben. Sie ist aufwändiger, gewährt jedoch im Gegenzug tiefere Einblicke in die aktuelle Unternehmenssituation. Der Vergleich mit Vorjahreswerten verschafft nicht nur Einblick über den wirtschaftlichen Verlauf, sondern hilft gleichermaßen, zukunftsorientierte Entscheidungen auf sachlicher Grundlage zu treffen.

Eine freiwillige doppelte Buchführung kann in diesen Fällen sinnvoll sein:

• Ein Unternehmen befindet sich in der Wachstumsphase und wird in absehbarer Zeit die Einkommensgrenzen für die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung übersteigen.
• Ein Unternehmen hat einen großen Kundenstamm und erzielt hohe Umsätze. Deshalb ist ein besserer Überblick über die aktuellen Unternehmenszahlen für die weitere Entwicklung des Unternehmens wichtig.
• Ein Unternehmen plant für die Zukunft größere Investitionen und ist deshalb auf Finanzierungshilfen wie Kredite sowie von Investoren angewiesen.

Die Aufgaben der doppelten Buchführung

Die doppelte Buchführung erfüllt unter anderem diese Aufgaben:

1. Ziel der doppelten Buchführung ist die Aufstellung der Bilanz, die Teil des Jahresabschlusses ist. Jedes Geschäftsjahr endet mit der Schlussbilanz, die gleichzeitig die Eröffnungsbilanz des folgenden Jahres ist. Mithilfe der Anfangs- und Schlussbilanz ist ein Vermögensvergleich zwischen den einzelnen Geschäftsjahren möglich. Dies geschieht nach der Formel: Betriebsvermögen am Ende des Geschäftsjahres abzüglich des Betriebsvermögens am Anfang des Geschäftsjahres plus Privatentnahmen und abzüglich der Privateinlagen ergibt den Unternehmenserfolg.
2. Anhand der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) werden der Gewinn eines Unternehmens und damit der Unternehmenserfolg ermittelt. Die GuV ist als zweiter Teil des Jahresabschlusses ein wichtiges Indiz für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Darin werden alle betrieblichen Erträge und Aufwendungen eines Geschäftsjahres einander gegenübergestellt, was in vereinfachter Form diese Formel ergibt: Umsatzerlöse plus Eigenverbrauch abzüglich der betrieblichen Aufwendungen ergibt den Unternehmenserfolg.
3. Die doppelte Buchführung ist eine lückenlose und planmäßige Aufzeichnung aller Veränderungen von Schulden und Vermögen eines Unternehmens und damit ein wichtiges Kontrollinstrument.
4. Die doppelte Buchführung beinhaltet wertvolles Zahlenmaterial, das zur Preisberechnung der hergestellten Erzeugnisse herangezogen werden kann.
5. Das mithilfe der doppelten Buchführung zur Verfügung stehende Zahlenmaterial ist ein wichtiges Instrument zur Kosten- und Betriebskontrolle.
6. Die doppelte Buchführung ist ein wichtiges Hilfsmittel zum Zwecke der Besteuerung.
7. Die doppelte Buchführung kann bei Rechtsstreitigkeiten eine wichtige Beweismittelfunktion einnehmen.
8. Sie kann eine wichtige Informationsfunktion für externe Adressaten erfüllen, wenn es zum Beispiel um die Kreditwürdigkeitsprüfung durch Banken oder die Beantragung von Fördermitteln geht.

Die Konten als kleinste Einheit der doppelten Buchführung

Die Konten sind die kleinste Einheit der doppelten Buchführung. Dabei wird jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei verschiedenen Konten erfasst. Es werden Doppelbuchungen vorgenommen, wobei jeweils Soll- und Habenbuchungen in der gleichen Höhe durchgeführt werden. Das bedeutet, dass jedes Konto zwei Seiten, nämlich Soll und Haben, hat. Dabei handelt es sich nicht um Verben oder Hilfsverben. Stattdessen beschreiben Soll und Haben die Buchungslogik beziehungsweise wie eine Buchung auszuführen ist. Auf welcher Seite eines Kontos ein Vorgang verbucht wird, hängt von der Kontenart und der Zahlungsrichtung ab. Bei der Kontenart wird zwischen Aktiv- oder Passivkonto sowie zwischen Aufwands- und Ertragskonto differenziert. Bei der Zahlungsrichtung gibt es die Unterscheidungskriterien Zugang oder Abgang beziehungsweise Aufwand oder Ertrag. Maßgeblich ist die Seite, auf der das Bestandskonto in der Bilanz steht und die angibt, wo ein Zahlungszugang verbucht wird. Während Aktivkonten auf der linken Seite einer Bilanz stehen, befinden sich Passivkonten auf der rechten Seite.

• Zugänge auf Aktivkonten werden auf der linken Seite in der Bilanz gebucht, also im Soll.
• Zugänge auf Passivkonten werden im Haben verbucht, das ist die rechte Seite der Bilanz.

Bei der Gewinn- und Verlustrechnung gilt für die Erfolgskonten eine analoge Anwendung. Das bedeutet, dass Aufwandskonten auf der linken Seite der GuV, während Ertragskonten auf der rechten Seite zu finden sind. Während Zugänge auf Aufwandskonten auf der linken Seite und damit im Soll gebucht werden, werden Zugänge auf Ertragskonten im Haben und damit auf der rechten Seite gebucht.