Beitragsnachweis

Für jeden
Abrechnungszeitraum ist vom Arbeitgeber ein Beitragsnachweis an die Krankenkassen
erforderlich. Der Beitragsnachweis ist die Mitteilung an die Krankenkasse über Höhe und
Aufteilung der überwiesenen Sozialversicherungsbeiträge. Zusätzlich sind die Beiträge
zu den Unterstützungs- bzw. Ausgleichskassen (U1/U2) vermerkt. Außerdem werden auf dem
Beitragsnachweis die Beiträge der in der Pflichtkrankenkasse freiwillig versicherten
Arbeitnehmer angegeben. Ein monatlicher Beitragsnachweis ist für jede Arbeitnehmer –
Krankenkasse zu erstellen. D.h. sind beispielsweise 2 Mitarbeiter bei der AOK, ein
Arbeitnehmer bei der TKK und ein anderer bei der DAK krankenversichert, ist für jede
Krankenkasse ein gesonderter Beitragsnachweis erforderlich. Sind mehrere Arbeitnehmer bei
der gleichen Krankenkasse versichert, ist nur ein Beitragsnachweis mit den kumulierten
Werten der Mitarbeiter zu erstellen.

Der allgemeine Beitrag ist für alle Arbeitnehmer, die Anspruch auf Entgeltfortzahlung
bei Arbeitsunfähigkeit haben und nicht Rentner oder geringfügig Beschäftigte sind.

Den erhöhte Beitrag müssen Arbeitnehmer entrichten, die keinen oder keinen vollen
Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall haben. Hierzu zählen unter anderem in
der gesetzlichen Krankenversicherung versicherte Selbständige und freie Mitarbeiter oder
Heimarbeiter.

Der ermäßigte Beitrag gilt für Arbeitnehmer die keinen Anspruch auf Krankengeld
haben. Der Anspruch auf Krankengeld ist unabhängig vom Anspruch auf Lohnfortzahlung im
Krankheitsfall. Werden Altersrentner weiter beschäftigt, gilt für diese Arbeitnehmer der
ermäßigte Beitrag.

Die Unterscheidung ob es sich bei einem Arbeitnehmer um einen Arbeiter oder
Angestellten handelt, ist oft nicht ganz einfach. Als erster und wichtiger Anhaltspunkt
gilt die Art der Entlohnung seiner Tätigkeit. Arbeiter erhalten in aller Regel einen
Lohn, der sich aus der Summe der geleisteten Stunden multipliziert mit dem vereinbarten
Stundenlohn ergibt. Die Arbeitsleistung von Angestellten sind oftmals schwieriger zu
messen. Daher werden diese in der Mehrzahl der Fälle mit einem vereinbarten festen Gehalt
entgolten.
Die Mitgliedschaft beim Rentenversicherungsträger ergibt sich aus der jeweiligen
Zuordnung des Arbeitnehmers als Arbeiter oder Angestellter. Arbeiter werden sofern sie
versicherungspflichtig sind, Mitglied in der Landesversicherungsanstalt für Arbeiter
(LVA) während Angestellte in der Bundesversicherungsanstalt für Angestellte (BfA)
rentenversichert werden. Die Einordnung der Arbeitnehmers muss bereits bei der Anmeldung
entschieden werden. Bei der Anmeldung vergeben Sie im Beitragsschlüssel eine Kennzahl
für Arbeiter oder Angestellten.

Der halbe Betrag zur Rentenversicherung ergibt sich, wenn nur der Arbeitgeberbeitrag
entrichtet werden muss. Dies ist beispielsweise der Fall bei Beschäftigung eines
Altersvollrentners. In diesem Fall ist der Arbeitgeber voll beitragspflichtig in der
Rentenversicherung, nicht jedoch der Arbeitnehmer.

Alle Arbeitnehmer außer Praktikanten, Pensionären, Altersrentnern und geringfügig
Beschäftigten sind zu Beiträgen zur Arbeitslosenversicherung gesetzlich verpflichtet.
Für diese Arbeitnehmer gilt der volle Beitrag zur Arbeitslosenversicherung (M).
Arbeitnehmer die das 65. Lebensjahr vollendet haben, sind in von der Zahlung der
Beiträge zur Arbeitslosenversicherung befreit. Der Arbeitgeber hat jedoch den auf ihn
entfallenden Arbeitgeberanteil zu entrichten. Dieser wird beispielsweise unter ? M
eingetragen.

Seit 1996 bieten die meisten Krankenkassen Lohnfortzahlungsversicherungen für den
Arbeitgeber an. Das Ausgleichsverfahren U1 ersetzt Aufwendungen für Fortzahlung des
Arbeitsentgeltes, die dem Arbeitgeber durch Arbeitsunfähigkeit von Arbeitnehmern und
Auszubildenden entstehen. Aufwendungen, die der Arbeitgeber aufgrund des
Mutterschutzgesetzes zu tragen hat, werden durch Erstattungen aus der Ausgleichskasse U2
getragen.
Der Arbeitgeber kann sich bei der Lohnfortzahlungsversicherung zwischen einem
Erstattungssatz in Höhe von 60 %, 70 % oder 80 % entscheiden. Die Beitragshöhe zu den
Ausgleichskassen hängt vom jeweiligen Erstattungssatz ab. Am Ausgleichsverfahren können
sich nur Arbeitgeber beteiligen, die regelmäßig nicht mehr als 20 Arbeitnehmer (max. 30)
ohne Auszubildende beschäftigen.
Nimmt ein Arbeitgeber an den Umlageverfahren teil, kann er in den Stammdaten zur Firma
diese Angabe hinterlegen und bei der Firmenkrankenkasse die Sätze verwalten. Bei der
Durchführung der Monatsabrechnung werden die Beiträge automatisch ermittelt und im
Beitragsnachweis ausgewiesen.
Die Krankenkasse muss mindestens einmal jährlich die nachgewiesenen Beiträge mit den
gemeldeten Arbeitsentgelten abstimmen (vgl. §28 k Abs. 2 SGB IV). Die Meldung der
Krankenkasse ist für Betriebsprüfungen aufzubewahren.

Ist abzusehen, dass sich die Angaben auf den Beitragsnachweis über mehrere Monate
nicht ändern, kann der Beitragsnachweis als Dauer-Beitragsnachweis gekennzeichnet werden.
Die Kennzeichnung des Beitragsnachweises als Dauer-Beitragsnachweis erfolgt durch Setzen
eines D bzw. eines Kreuzes in das entsprechende Feld (im Formular rechts oben) Dies gilt
so lange, wie die Beiträge konstant, keine Einmalzahlungen geleistet werden oder neue
Arbeitnehmer mit der gleichen Krankenversicherung in das Unternehmen eintreten.

Werden z.B. durch geleistete Einmalzahlungen unter Berücksichtigung der Märzklausel
Korrekturen für bereits abgerechnete Perioden erforderlich, ist ein zusätzlicher
Beitragsnachweis erforderlich. Dieser Beitragsnachweis muss mit einem K bzw. einem Kreuz
im entsprechenden Feld in der rechten oberen Ecke des Formulars gekennzeichnet werden.