Auslagenersatz

Beträge, durch die
Auslagen der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber durch diesen ersetzt werden, sind als
Auslagenersatz steuerfrei (§ 3 Nr. 50 EStG). Es muss sich um den Ersatz von Ausgaben des
Arbeitnehmers handeln, die dieser vorher für Rechnung des Arbeitgebers gemacht hat; es
ist gleichgültig, ob das im Namen des Arbeitgebers oder im eigenen Namen geschieht. Über
die Ausgaben muss im Einzelnen abgerechnet werden. Beim Auslagenersatz wird dem
Arbeitnehmer nichts zu seiner eigenen Verfügung zugewendet. Er erhält nur das zurück,
was er zuvor für den Arbeitgeber verauslagt hat. 

Die Annahme von Auslagenersatz setzt voraus, dass kein eigenes Interesse des Arbeitnehmers
an den Ausgaben bestanden hat. Die Ausgaben müssen ausschließlich oder bei weitem
überwiegend durch die Belange des Arbeitgebers bedingt und von diesem veranlasst oder
gebilligt sein. Kennzeichnend für Auslagenersatz ist, dass das Risiko der Ausgaben nicht
den Arbeitnehmer, sondern den Arbeitgeber trifft.

Steuerfreiheit von Auslagenersatz ist stets ausgeschlossen, wenn es sich um Ausgaben des
Arbeitnehmers handelt, die durch das Dienstverhältnis veranlasst sind. Dahinter steht der
Gedanke, dass die Steuerfreiheit von Werbungskostenersatzleistungen auf die gesetzlich
geregelten Tatbestände begrenzt bleiben soll. § 3 Nr. 50 EStG soll nicht als
Auffangtatbestand für die Abgeltung anderer Ersatzleistungen des Arbeitgebers für
Werbungskosten des Arbeitnehmers dienen.

Vom Auslagenersatz zu unterscheiden sind die durchlaufenden Gelder, die ein Arbeitnehmer
vom Arbeitgeber erhält, um sie für diesen künftig auszugeben. Sie sind ebenfalls
steuerfrei gemäß § 3 Nr. 50 EStG .